日報テンプレート（Word）無料ダウンロード | 1日の業務内容を記録して会社に報告

無料で使える日報のテンプレートに加え、日報の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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日報のテンプレートダウンロード

日報について

日報とは

「日報（にっぽう）」とは、ビジネスシーンにおいて、会社の従業員が日々の業務内容、進捗状況、課題や問題点などについて記録し、報告するために使用する文書です。名前のとおり、実際に作業した内容、業務を通じて気づいたことや感じたことなどを1日単位で報告します。

紙に記入する、日報のデータファイルをメールに添付するあるいは本文に直接書き込む、管理システムに入力するなど、日報のスタイルはさまざまです。

日報を作成することにより、直属の上司や部署間での情報共有や円滑なコミュニケーション、社員自身の成長などに役立ちます。また、新入社員のビジネス文書作成スキル習得のために、新人研修の一環として日報を活用することもあります。

日報以外に「週報（週間報告書）」「月報（月間報告書）」などを利用するケースもあります。

日報の用途と役割

日報の用途

日報は、従業員が1日の業務内容についてまとめ、会社に報告するために使用します。報告書の主な使用目的は業務の記録と報告ですが、全体の中での進捗状況を確認する、翌日以降のプランを立てる、問題点や課題の改善策を考えるといったときにも役立ちます。

さらに、部署間やプロジェクトチームなどにおいて、各メンバーの日報を共有することにより、個々の業務内容や進捗状況の把握、円滑なコミュニケーション、全体スケジュールの遅延防止などにもひと役買うと期待できます。

日報の役割

日報が果たす役割は次のとおりです。

日報の種類

日報は、使用シーンや用途に応じて「○○日報」のような名称で使われています。以下は主な日報の種類です。

営業活動や店舗運営に特化したもの、現場作業や点検内容の把握のために使用するもの、業務管理や顧客管理ができるものなど、目的に応じて適した種類を選んだり、使い分けたりするのがポイントです。

「日誌」「業務報告書」との違い

日報に似た文書に「日誌」や「業務報告書」などがあります。

日誌は、その日に起きた事柄（事実）、行動などを記録するために使用します。学校などの組織で使われます。

日報も日誌と似た性質がありますが、主にビジネスシーンにおいて業務の進捗を管理するために使われるという点で異なります。

業務報告書は、ある期間に実施した業務内容を伝えるために使用する書類です。業務の進捗状況の確認と報告をする点では日報と共通しますが、業務報告書は毎日提出するとは限りません。両者は同義で使われることもあり、会社によって呼称や使用目的が異なるので、臨機応変に対応しましょう。

日報の例文

日報を作成する際に、必要に応じて前文（具体的な内容の前に添える文章）を記載する場合もあります。ここではよく使われる言い回しやフレーズなどを紹介しますので、文書作成の際の参考にしてください。

日報を作成する上での注意点

日報を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

要点をまとめて読みやすく書く

日報には定められたフォーマットや書き方はありませんが、ビジネス文書のひとつに数えられるため、要点をまとめ、簡潔で読みやすいように記載するのがポイントです。

一文が長いと読みにくいので、文章を短めにする、項目ごとに分ける、箇条書きするなど工夫しましょう。

客観的な事実だけでなく、業務の成果、問題点、課題なども記載する

日報にはその日の業務内容などを記録しますが、それだけで終わりにせず、どういった成果があったのか、業務を遂行する上で気がついた問題点や課題などもまとめて報告することも大切です。

合わせて改善に向けての提案内容などを述べるのもおすすめです。

日報は日記とは異なるため、単なる感想で終わらせないように注意しましょう。

作成を習慣づける

日報は日々の業務内容などについて記録し、会社に報告するために使用します。

基本的に毎日記録するものであるため、数日分を後でまとめて書くことは避け、業務が終了したら、記憶が薄れないうちに、すぐに作成する習慣をつけるのがおすすめです。

その日のうちに日報を作成することで、進捗業況を確認できる、翌日以降の予定が立てやすくなるなどのメリットがあります。

適切に管理する

日報に書かれた内容は、会社にとって重要な情報資産のひとつです。

外部に知られたくない機密情報を記載することも考えられるため、作成した日報の流出や紛失に注意して、適切に管理しましょう。

日報のよくある質問と回答

ここで、日報に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

日報全般に関して

日報を作成することで、どのようなメリットがありますか？

日報は日々の業務の記録・報告のために使用するものですが、上司や部署間、あるいはプロジェクトチーム内での情報共有やコミュニケーションツールとして活用できるのが大きなメリットです。各業務の進捗状況や課題などを共有することにより、スケジュール調整や問題解決がスムーズになる効果も期待できます。

日報と日誌は違うものですか？

日報と日誌は、その日に起きた事柄や行動などを記録する点では共通しますが、主に日報はビジネスシーンで使われる書類です。日報は、業務の進捗状況管理やほかの従業員とのコミュニケーションツールなどとしても活用されます。

日報と業務報告書との違いを教えてください。

日報は、その日に行った業務内容をまとめて記録する書類です。一方、報告書は、ある事柄を伝える（報告する）ために使用する書類であり、使用シーンや用途によって記載する内容は異なります。業務報告書は業務内容の進捗および問題点や課題を確認し、報告するという点で日報と共通します。そのため、業務報告書を毎日提出する場合、呼称が異なるだけで、日報と同義で使われていると考えていいでしょう。

日報の作成に関して

日報はいつ作成するべきでしょうか？

日報はその日のうちに提出するのが通例です。当日中に間に合わなかった場合、マナーの観点から、遅くとも翌日までに提出するのが理想です。数日間をまとめて作成・提出する、会社から提出を義務づけられているにもかかわらず未提出のままにするといった行為は避けましょう。

日報はどのような方法で作成すればよいですか？

日報に定められたフォーマットはありません。また、種類によって、フォーマットや書き方も異なります。PCで作成する場合は、WordやExcelなどのアプリケーションを利用して、任意のフォーマットを作っておくのがおすすめです。一からフォーマットを作るのが難しい場合、インターネット上で公開されている無料のテンプレートを活用するのも1つの方法です。なお、会社指定のフォーマットがある場合は、そちらを利用しましょう。

日報のまとめ

日報の作成義務はありませんが、ビジネスシーンでは慣例的によく使われる書類の1つです。日々の業務を振り返って反省する、業務上の問題点や課題を報告して改善する、ほかのメンバーと状況を共有するなどの役割を果たします。

日報に決まったフォーマットはなく、自由な形式で作成できるため、迷ったときは本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で日報のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。