無料で使える伝票のテンプレートに加え、伝票の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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伝票のテンプレートダウンロード
伝票について
伝票とは
「伝票（でんぴょう）」とは、発生した取引の事実を記載した書類です。伝票には取引ごとの内容（金額、勘定科目など）を正確に書き起こします。伝票を活用して日々の取引を記録・整理することにより、会計処理の効率化に役立ちます。
ひと口に伝票といっても、入金伝票、出金伝票、振替伝票といったさまざまな種類があり、これらに記録した内容をもとに仕訳帳を作成し、総勘定元帳へ転記するのが一般的です。
一方、仕訳帳を使用せず、伝票を使って会計帳簿を作成する伝票式会計を採用する場合、伝票は国税関係書類に該当します。
伝票の用途と役割
伝票の用途
伝票は、ビジネスシーンにおいて、取引の事実を記録するために用いられます。
伝票を用いて取引ごとの内容（金額、勘定科目など）を正確に書き起こし、日々の取引を記録・整理することによって、会計処理を効率良く行う目的があります。
伝票の役割
伝票はその性質から、以下のような役割を果たします。
- 取引の事実を記録する（いつ、どのような目的で、どのくらい金銭の出入りがあったか）
- 会計処理業務を効率化する（会計帳簿をスムーズに作成できる）
伝票の種類
主な伝票の種類は以下のとおりです。
- 入金伝票
入金伝票（にゅうきんでんぴょう）は、現金が入金されたときに、その取引を記録するために使用します。提供した商品やサービスの代金を現金で受け取ったとき、売掛金を現金で回収したときなどが該当します。 - 出金伝票
出金伝票（しゅっきんでんぴょう）は、現金が出金された際の取引を記録するために使われます。備品を現金で購入したとき、交通費を現金で支払ったとき、買掛金の現金払いなどが該当します。 - 振替伝票／仕分伝票
振替伝票（ふりかえでんぴょう）は、現金の入金・出金、仕入、売上以外の取引内容を記録するために用いられます。備品購入を後払いにしたとき、約束手形の受領・発行、売掛代金が口座振込みの場合などです。伝票式会計の仕分方法によっては、「仕訳伝票（しわけでんぴょう）」と呼ばれることもあります。 - 仕入伝票
仕入伝票（しいれでんぴょうは）は、仕入取引について記録するために使用します。なお、伝票式会計の仕分方法によっては使われません。 - 売上伝票
売上伝票（うりあげでんぴょう）は、売上が発生したときに使用する伝票です。こちらも仕入伝票と同様に、伝票式会計の仕分方法によっては使われません。
そのほかにも伝票には次のような種類があります。
- 会計伝票／お会計票（注文された品物や金額などを記載し、それをもとに会計する）
- 契約伝票（契約書をもとに受注や売上金額を計上する）
- 受発注伝票（取引内容、受注あるいは発注金額などを記載）
- 入出庫伝票（商品の入出庫を管理し、在庫状況を把握する）
- 訂正返品伝票／取消伝票／キャンセル伝票（いったん処理された伝票を取り消すときに使用）
「伝票」と「請求書」の違い
伝票と同様に、取引において「請求書（せいきゅうしょ）」と呼ばれる書類が使用されます。
請求書は、提供した商品やサービス代金の支払いを相手方に請求するときに使います。つまり、請求書を作成・提出した段階ではまだ入金・出金の事実はありません。
一方、入金伝票や出金伝票においては、前者は入金手続きが行われたときに、後者は出金が発生した際にそれぞれ起票します。
したがって、伝票と請求書では性質や意味合いはもちろん、作成のタイミングも異なります。
伝票を作成する上での注意点
伝票を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。
取引内容を正確に記載する
伝票は用途ごとに種類が分かれており、日々の取引を記録していく中で、記載ミスが起こりやすい書類でもあります。そのため、誤りのないように注意を払い、正確に記録することが大切です。
記載ミスがあると修正に時間がかかり、会計処理をスムーズにするどころか、かえって修正などの負担が増えてしまいます。
不正や改ざんを防止する
先にも述べましたが、伝票には取引内容を正確に記録することが求められます。会計処理や帳簿作成時の元データとして重要な役割を果たすので、簡単に数値を書き換えられたり、改ざんされたりしないように工夫することも重要です。
伝票を手書きで作成する際は文字が消えないボールペンを使ったり、Excelなどのアプリケーションで作成した場合はPDF形式あるいは印刷して保存したりなどの対策が必要です。
一定期間保管する
作成した伝票は一定期間の保管が義務づけられています。保管期間は、法人税法・消費税法では7年間、会社法では10年間です。
国税関係帳簿に該当する場合はデジタルデータでの保存でも可能ですが、どのような方法でも、保管期間中に紛失や廃棄をしないように注意しましょう。また、提示を求められたときにすぐに対応できるような管理体制を整えることも大切です。
伝票のよくある質問と回答
ここで、伝票に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。
伝票全般に関して
伝票の作成に関して
伝票のまとめ
ひと口に伝票といっても、入金伝票、出金伝票、振替伝票などの種類があり、ビジネスシーンにおいてさまざまな用途や目的で用いられます。日々の取引を伝票に記録・整理することによって、会計処理の効率化に役立つので、取引内容は正確に記載しましょう。実際に伝票を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。
また、本記事内で伝票のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。
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