勤怠管理表テンプレート（Word・Excel）無料ダウンロード | 従業員の勤務状況を把握

無料で使える勤怠管理表のテンプレートに加え、勤怠管理表の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
掲載しているテンプレートは会員の登録不要で無料ダウンロードしてすぐにご利用できます。

勤怠管理表のテンプレートダウンロード

勤怠管理表について

勤怠管理表とは

「勤怠管理表（きんたいかんりひょう）」とは、従業員の出退勤、欠勤、休日出勤、有給休暇などの勤怠状況を記録する書類です。従業員の勤務状況がまとめられているので、給与計算の際の重要な資料としての役割も果たします。

勤怠管理表の作成は法律で義務づけられており、近年は法改正や働き方改革の影響で、より適切な勤怠管理が求められています。

勤怠管理表には、始業時刻、終業時刻、実労働時間数、休憩時間、時間外・深夜・休日の労働時間数、年次有給休暇の取得日数などを記入します。

勤怠管理表は別名「勤怠表」や「勤務実績表」などとも呼ばれます。「出勤簿」もほぼ同義で使われます。

勤怠管理表の用途と役割

勤怠管理表の用途

勤怠管理表は、従業員の出退勤時間、休暇、欠勤といった労働状況を記録するために使用します。

こうした情報を集約することにより、労働時間の把握・管理、給与計算などの参考資料として活用できるほか、雇用主が勤怠管理表にもとづいて従業員に給与を支払ったことの証明にもなります。

勤怠管理表の役割

勤怠管理表には、以下のような役割があります。

勤怠管理表に記載する項目

勤怠管理表には一般的に次のような項目を記載します。

勤怠管理表は一定期間保管することも法律で義務づけられています。保管期間は、勤怠の対象となる給与が支払われた日を起算日とし、最低5年間と定められています。（2020年の法改正により、従来の3年間から5年間に延長）

「勤怠管理表」「勤務表」「シフト表」「出勤簿」の違い

勤怠管理表（勤怠表）と似たものに、「勤務表」「シフト表」「出勤簿」などがあります。

勤怠表は出退勤時刻、欠勤、休暇などの従業員の労働状況を記録する書類です。一方、勤怠表と名前が似ている「勤務表」は、従業員の誰が出勤しているかを把握するために使用し、従業員の出勤日や休日などの予定を記載します。なお、勤務表は「シフト表」とも呼ばれ、両者は同じ書類を表します。

「出勤簿」は勤怠表とは名前が異なることもあり、別の書類であるような印象を受けますが、呼び方が違うだけで、実際はほぼ同義で使用されています。ただし、企業によっては両者を活用し、目的や用途によって使い分けるケースもあります。

勤怠管理表を作成する上での注意点

勤怠管理表を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

作成が義務づけられている

勤怠管理表は法律で作成が義務づけられています。また、給与計算の根拠となる台帳であり、作成を怠った場合は法令違反となる可能性があります。

所定労働時間、休憩時間、休暇などの各項目についても、法律で定められた内容に沿って記載することが重要です。

必要な項目を記載する

勤怠管理表には、出勤・退勤時刻、出退勤時刻から休憩時間を差し引いた労働時間、残業時間、休日労働時間、欠勤日数、早退や遅刻の記録、有給休暇取得日数などの必要項目を記載します。

誰でも記入形式を理解しやすく、明確に記載できることも大切です。

出勤日と休日の区別をつける

勤怠管理表には出勤日と休日の両方を記載します。

そのため、両者を混同しないように、わかりやすく区別して記載するのがポイントです。

すべての項目を正確に記入する

出勤日、出退勤時刻、休憩時間、早退や遅刻の記録、休暇といった勤怠管理表の項目は、すべて正確に記入しましょう。

給与計算をする際に、企業は勤怠管理表に記載された勤務情報を参考します。

記載内容に誤りがある場合、給与計算に影響が出ることがあるので注意が必要です。

随時アップデートする

勤怠管理表は随時アップデートして、従業員の労働状況を最新の情報に保つことも大切です。

従業員の労働状況をリアルタイムで把握し、労働時間を適切に管理しましょう。

取扱いに注意する

勤怠管理表には従業員の個人情報が含まれています。

プライバシー保護の観点から、勤怠管理表の取り扱いには必要が必要です。

一定期間保管する

勤怠管理表は法律で一定期間保管することが義務づけられています。

勤怠の対象となる給与が支払われた日を起算日とし、最低5年間が保管期間です。

従来の保管期間は3年間でしたが、2020年の法改正により、5年間に延長された経緯があります。

勤怠管理表のよくある質問と回答

ここで、勤怠管理表に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

勤怠管理表全般に関して

勤怠管理表を使用する目的を教えてください。

勤怠管理表は、企業が従業員の労働状況（出勤・欠勤・早退・遅刻、労働時間、残業時間、休日出勤や有給休暇取得状況など）を記録し、管理するために使用します。その目的は、給与を計算して適正な賃金を支払う、過剰労働を早期に発見し、従業員の働きすぎを防いで健康を守るなどです。

勤怠管理表は勤務表やシフト表とは違うのですか？

勤怠管理表、勤務表、シフト表は似ていますが、次のような違いがあります。勤怠管理表は出退勤時刻、欠勤、休暇といった従業員の労働状況を記録する書類ですが、勤務表は、従業員の誰が出勤しているか、休んでいるかなどを把握するのに便利な予定表の役割を果たします。ちなみに勤務表とシフト表は呼び方が違うだけで、同じ書類を指します。

勤怠管理表は保管が必要ですか？

勤怠管理表は法律で最低5年間の保管が定められています。保管期間中に破棄したり、紛失したりすることがないように注意が必要です。

勤怠管理表の作成に関して

勤怠管理表の作成義務はありますか？

勤怠管理表は労働基準法で作成が義務づけられています。したがって、勤務管理表を作成しないと義務違反となり、罰金などのペナルティを科せられる可能性があります。勤怠管理表を作成せず、さらに賃金の未払い、有給休暇を付与しないなどがあれば、重い罰則が適用されます。

勤怠管理表を作成する際にどのようなツールを使えばいいでしょうか？

勤務管理表に決まったフォーマットはありませんが、必要項目を盛り込まなければなりません。WordやExcelなどのアプリケーションを利用して作成するほか、専用のシステムを活用するのも1つの方法です。インターネット上で提供されている無料のテンプレートを活用するのもおすすめです。

勤怠管理表を作成する際の必須項目を教えてください。

勤怠管理表には、労働時間数、労働日ごとの始業時刻と終業時刻、日別の残業・深夜労働・休日労働の時間数の記載が必須です。

勤怠管理表のまとめ

勤怠管理表は作成が法律で義務づけられています。そのため、作成しないと法律違反となり、ペナルティが課せられる場合があります。また、保管も義務づけられており、起算日から最低5年間の保存が必要なため、紛失や廃棄に注意が必要です。フォーマットに決まりはなく、任意の形式で作成できますが、記載すべき項目があるため、文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で勤怠管理表のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。