覚書テンプレート（Word）無料ダウンロード | 取り決めや合意内容等を記録して証明する為に

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覚書について

覚書とは

「覚書（おぼえがき）」とは、メモや備忘録などを意味する言葉ですが、ビジネスシーンにおいては、当事者間の取り決めや合意内容などを記録として残し、それを証明するための文書を表します。

そのため、覚書は契約書の1種として扱われており、法的効力を持つ書類でもあるのが特徴です。

なお、契約書が取引における全体の取り決めを定めた文書であるのに対し、覚書は、締結済みの契約内容の変更や追加、合意事項の補足など、部分的な修正・手直しに使われるケースが多くあります。

「覚書」という名称であっても、法的効力は契約書と変わらない点に注意が必要です。

覚書の用途と役割

覚書の用途・使用目的

覚書は、主に次のような用途・目的で使われています。

上記のように、覚書は契約書の補助書類として使われるケースもあります。

覚書の役割

ビジネスシーンにおける覚書は、契約の当事者同士の取り決めや合意内容を記録・証明するために使われる文書であり、その性質から契約書と同じ役割を担います。取り決めや合意内容が書面化され、当事者双方の署名押印がされることにより、契約書と同じように法的効力を持つからです。

また、取り決めや合意内容に変更・追加があった場合、覚書を活用すれば、契約書を一からつくり直さずに済みます。このように、覚書は契約書の補助書類としての役割も果たしているのです。

なお、契約書という形式ではかた苦しい内容の場合、「覚書」と記載するケースもあります。

覚書の種類

ビジネスシーンにおいて、覚書は幅広い用途に活用されるため、種類も豊富にあります。以下は、覚書が使われるケースの例です。

上記は一例であり、覚書はそのほかにもさまざまなシーンで活用されます。

覚書と契約書との違い

契約書は、取引に関する取り決めや合意内容を記載する書類であり、契約を締結する際に使われます。つまり、契約書が契約内容そのものを表示する書類であるのに対し、取り決めや合意内容を忘れないように記録する目的で作成するのが覚書です。

このように契約書と覚書には違いがあるものの、どちらも取り決めや合意内容を記載した文書であること、覚書が既存の契約書の補助書類や簡易的な契約書として使われるケースもあることから、覚書も契約書の1種として扱われ、同様に法的効力を持ちます。

そのため、印紙税法上の課税文書に該当する契約に関する覚書も、契約金額に応じた収入印紙の貼付が必要です。

書類に貼り付ける収入印紙の種類は、契約の内容や金額によって異なるので注意しましょう。

覚書と念書との違い

覚書と表記が似ている書類に「念書（ねんしょ）」があります。

覚書や契約書は、当事者同士の取り決め・合意内容を記載した書類である一方、「念書」は、誓約書のようにどちらか一方が他方に対して差し出す書類です。

加えて、念書は覚書や契約書と異なり、法的効力はありません。ただし、裁判の証拠として提示できる書類です。

覚書の例文

ここで、使用シーン別に覚書の前文（表題の下部に記載する文章）の例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

覚書を作成する上での注意点

覚書の作成にあたって注意すべき点がいくつかあります。文書がしっかり効力を発するように、以下のポイントに留意して作成しましょう。

覚書を締結する当事者同士が内容に合意しているか確認する

覚書を提携する際には、取り決め内容について、当事者同士が合意していることが必要です。また、法律や社会通念に沿ったものか、自社にとって不利な内容ではないかなども確認することが大切です。

契約の変更に関する覚書では変更箇所・変更内容を明記する

契約内容の変更に関する覚書を作成する際は、原契約の変更箇所を明確にし、どの部分をどのように変更するかをしっかり記載します。

原契約の「第○条○項」などと、変更する箇所を具体的に明記しましょう。

覚書を提携する当事者の署名と押印が不可欠

取引に関する取り決めや合意内容を書面化する場合、当事者双方の署名と押印が欠かせません。これにより、契約書と同様に覚書も法的効力を持ちます。

署名が他人の代筆やゴム印などは無効となってしまいます。法的効力を持つ書類でもあることから、当事者自身の署名、押印が不可欠です。

覚書の良くある質問と回答

ここで、覚書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

覚書の作成に関して

覚書の締結はどういったときに必要なのでしょうか？

覚書は既存の契約書の変更や修正、契約締結後に個別条件を別途定める場合、契約条項を追加するときなどに用いられます。

覚書にも収入印紙の貼り付けは必要ですか？

覚書が印紙税法上の課税文書に該当する場合、契約金額に応じた収入印紙の貼付が必要です。

契約書を使用せず、覚書を作成するメリットはありますか？

契約書では大げさである、かた苦しすぎるといった内容の場合、覚書の名称で契約内容を記載するケースがあります。このように、覚書は簡易的な契約書として活用できるメリットがあります。また、既存の契約書の内容について変更や修正を加える場合、覚書を使って該当箇所のみについて記載すれば、契約書を一からつくり直す必要がなく、事務作業の手間を軽減できます。

覚書の書き方に関して

覚書はすべて手書きでも問題ないでしょうか？

覚書に決まったフォーマットはなく、手書き、PC入力、どちらでも問題ありません。ただし、記載する内容に、当事者双方が合意していることが前提です。

表題は必ず「覚書」とだけ記載するのでしょうか？

契約の内容に合わせて、「○○○○○○に関する覚書」と表記することも可能です。

覚書を締結する当事者が複数いる場合、略称はどのように表記しますか？

覚書を締結する当事者を表す略称は、二者間の場合「甲」「乙」と表記し、三者の場合はさらに「丙」を使い、四者では「丁」も加えるのが一般的です。ちなみに、すでに締結した契約書があれば、その書面内で使用した略称と同じ名称を使います。略称を誤ると、契約内容が大きく変わってしまうため、表記ミスのないようにくれぐれも気をつけましょう。

覚書のまとめ

覚書は簡易的な契約書として利用できるほか、契約書の補助的書類としての役割も果たします。ビジネスシーンにおいて幅広い用途に使用されているので、覚書を作成する際は、本記事で紹介した例文や注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で覚書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。