組織図テンプレート（Word）無料ダウンロード | 社内の内部構造を図式化

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組織図のテンプレートダウンロード

組織図について

組織図とは

「組織図（そしきず）」とは、企業、団体、行政機関などの組織の内部構造を図式化して、わかりやすく示したものです。別名「機構図」「指揮命令系統図」などとも呼ばれます。組織の各部門や部署の名称と相関関係、役割分担、指揮命令系統などを階層的に図で示すのが特徴です。

組織の内部構造を文章で説明すると複雑でわかりにくいですが、図式化することでイメージしやすくなります。

組織図は主に「外部向け」「内部向け」の2種類があります。内部向けの組織図は、組織の構成員に、所属部署（部門）の役割分担と相関関係、指示体系などを認識させるために用いられます。

一方、外部向けの組織図は、株主、投資家、取引先といったステークホルダー（利害関係者）、あるいは市民などに組織体制を公表することにより、経営の健全性を示すことを目的としています。

組織図は英語で「Organization chart（オーガニゼーション・チャート）」といいます。

組織図の用途と役割

組織図の用途・使用目的

先ほども述べましたが、組織図には外部向けと内部向けがあり、それぞれ使用目的が異なります。

内部向けの組織図は、企業の場合、従業員に自身の所属部署の役割、他部署との相関関係、指揮・命令系統など認識させるために使われます。なお、組織図の種類によっては、従業員の氏名や連絡先といったパーソナル情報が含まれるケースもあります。

また、外部向けの組織図は、ステークホルダーや市民などへの情報提供として使用するのが一般的です。企業や行政機関などの組織体制の公表により、健全な経営や運営を行っていると示すことにつながります。

内部向けの組織図には構成員の名前が含まれる場合がありますが、外部向けの組織図では、部門や部署単位で記載するのが通例です。

組織図の役割

組織図は、部門や部署などが階層的に、また他部門・他部署との相関関係や指揮・命令系統などがわかりやすく図で示されます。組織構成員の所属する部門や部署の役割分担が可視化されるので、事業計画にもとづく人員配置を計画するときなどに役立ちます。

組織図の種類

組織図は大きく分けると、次の3種類があります。

ピラミッド型組織図（階層型・ヒエラルキー型）は、組織のトップを頂点にして、各部門やグループを配下に配置します。指揮命令系統が縦割りなので、責任の所在は一目瞭然です。管理階層が重層化している組織を図で示す際に便利ですが、実務的レベルでは情報伝達に時間がかかる、配下の部門やグループの意見などが上層部に伝わりにくいのが難点です。

フラット型組織図は、ピラミッド型に比べて上下の管理階層が少なく、組織の構造がシンプルです。そのため、小規模な組織やグループ、各部門に裁量権がある場合などの使用に適しています。各自が責任を持って業務にあたる必要があるものの、意思決定がスムーズ、上層部まで情報が伝達しやすいなどもメリットがあります。

マトリックス（マトリクス）型の組織図は、部門や職能を超えたプロジェクトや事業の組織構造を図式化するときに便利です。事業やプロジェクトごとに、部門や部署をまたいで人員を配置するときに用いられます。従来の縦割り組織とは異なる横断的な組織構造であり、画期的であるものの、指揮・命令系統が複雑、責任の所在が不明瞭などのデメリットもあります。

上記の組織図をもとにしながら、使用シーンや用途に応じて、さらに「カンパニー型」「チーム型」「事業部制型」などと細かく分類される場合もあります。

組織図の作成手順

組織図は以下の手順で作成するとスムーズです。

1.　外部向けか内部向けかを、作成する目的を明確にする
2.　組織図に含める情報・対象の範囲を決定する
3.　必要な情報（組織構成員の名前や連絡先など）を収集する（必要に応じて構成員の同意を得る）

実際の作成にあたっては、一から手作業で書くよりも、PCソフトの組織図作成ツールを活用すると手間なく作れます。あるいは、インターネット上で提供されているフォーマットやテンプレートをダウンロードし、任意の内容に書き換えて使用するのも1つの方法です。

また、組織構造は時間や社会情勢などの影響を受けて変化していくものです。1度作成したら終わりではなく、その後の管理方法や更新作業をどうするかといったことまでしっかり計画しましょう。

組織図を作成する上での注意点

組織図の作成にあたっては、注意すべき点がいくつかあります。作成する際は以下のポイントに注意しましょう。

使用目的・用途・組織の規模などに適した種類を選ぶ

先ほど紹介したように、組織図には「ピラミッド型（階層型・ヒエラルキー型）」「フラット型」「マトリックス型（マトリクス型）」などの種類があります。それぞれ特徴が異なる上、メリット・デメリットもあるので、使用目的や組織の規模などに適した種類を選択することが重要です。

組織構造がひと目見てわかるようにする

組織図を作成する際に大切なのは、第三者が見ても組織構造がひと目でわかることです。そのためには、シンプルでありながらも必要な情報を過不足なく盛り込みましょう。組織に属する部門や部署名、それぞれの相関関係などを複雑にならないように明確に示します。組織図を見た人がより理解しやすいように、図の形状や線種を変える、色をつけるなどデザインを工夫するのも1つの方法です。

作成した組織図を公開し、誰もが情報にアクセスできるようにする

作成した組織図は、内部向け、外部向けを問わず、誰もがいつでもその情報にアクセスできるような仕組みを整えましょう。企業や行政機関などで運営している公式サイトがあれば、そのページで公開することで、誰でも簡単に組織図にアクセスできます。

定期的な見直し・最新情報への更新が必要

人事異動、体制変更、社会情勢の変化などによって組織構造が変更された場合、組織図にも反映させる必要があります。したがって、1度作成したら終わりではなく、定期的に見直して修正したり、最新の情報に更新したりといった追加作業が必要です。

組織図を常に最新の情報に保つためには、管理者や更新担当者を決め、どのタイミングで修正や更新作業するかを計画することが大切です。その際、誰でも簡単に書き換えたり、データを削除したりできないように注意しましょう。組織図の編集にあたっては、管理者以外のアクセス制限を設けるなどの仕組みづくりも必要です。

組織図の良くある質問と回答

ここで、組織図に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

組織図全般に関して

企業や団体などの組織図は必ず作成しなければならないでしょうか？

組織図は法律上の作成義務はなく、作成しなくても問題はありません。構成員が少ない小規模の企業などでは組織図を作成していないところもあります。ただし、経営の健全性を外部にアピールするためには、会社の規模にかかわらず、作成するのが理想です。

組織図を作成したら、世間に公開する必要がありますか？

組織図は作成や公開に関して、法律上の義務はありません。なお、組織図の作成・公開により、各部門の役割分担、他部署との相関関係、指揮・命令系統が把握しやすいメリットがあります。

組織図の作成に関して

組織図にはどの情報まで記載すればいいでしょうか？

組織図にはさまざまな種類があり、使用目的や用途などによって、どこまでの情報を記載するかが変わってきます。内部向けの組織図であれば、必要に応じて構成員の氏名まで書くことがありますが、外部向けの場合、部門や部署までにとどめるのが一般的です。

組織図には構成員の名前も記載した方がいいですか？

内部向けの組織図を作成する場合、構成員の名前を記載するとわかりやすいですが、必須事項ではありません。組織図の用途や目的に応じて記載の有無を決めましょう。

組織図のまとめ

組織図とは、組織の内部構造（組織の各部門、他との相関関係、指揮命令系統など）を階層的に図で示したものです。内部向け、外部向けの2種類があり、前者は組織の構成員に、所属部署の役割分担と他部署との相関関係、指揮・命令系統などを認識させるために使用し、後者は利害関係者や市民などに組織体制の情報を提供し、経営の健全性を示すことを目的に利用します。実際に作成する際は、本記事で紹介した注意点や作成時のポイントなどをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で組織図のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。