ToDoリストテンプレート（Word・Excel）無料ダウンロード | プロジェクトの進捗やタスクの管理

無料で使えるToDoリストのテンプレートに加え、ToDoリストの書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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ToDoリストのテンプレートダウンロード

ToDoリストについて

ToDoリストとは

「ToDoリスト（トゥドゥリスト）」とは、しなければならないことや、やるべき作業などを一覧にまとめて、管理するためのツールです。具体的な期日や締切の有無にかかわらず、必要項目をまとめます。

ビジネスシーンにおいて、ToDoリストは、業務やアイデアの整理、プロジェクトの進捗管理、期日や締切が設定されているタスク管理などに活用されます。

ToDoリストはビジネスシーンだけでなく、プライベートでも役立ちます。スケジュールの管理、学習計画、買い物リストなど、さまざまな用途に使えて便利です。

ToDoリストの用途と役割

ToDoリストの用途

ToDoリストは、やるべきことを一覧にまとめ、管理するために使用します。これにより、しなければならない事柄の進捗管理や、重要な事項の漏れや抜けを防ぐことができます。

やるべき事柄を洗い出して整理するとともに、重要度の高いものを把握し、優先順位をつけて取り組めるメリットもあります。

ToDoリストの役割

ToDoリストは次のような役割を果たします。

ToDoリストのここまで達成したら休憩する、自分にご褒美をあげるなどの工夫をすると、よりモチベーションを維持しやすくなります。

ToDoリストの種類

ToDoリストは作成方法や使用するツールの違いにより、次のような種類があります。

ToDoリストを作成する際は、自分に合っているもの、使いやすいツールを選んで使用しましょう。

また、以下のように、フォーマットもさまざまです。

「ToDoリスト」と「タスクリスト」の違い

ToDoリストとよく似たツールに、タスクリストがあります。どちらもやるべき事項を洗い出し、まとめて管理するために使用します。

ただし、ToDoリストは、具体的な期日や締切が決まっていない、やるべき内容をまとめたもの、タスクリストは期日や締め切りが設定された事項をまとめたものという違いがあります。

ToDoリストを用いてタスクを管理しても問題ありません。

ToDoリストを作成する上での注意点

ToDoリストを作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

やるべき項目を具体的に書き出す

ToDoリストには、やるべき項目を可能な限り具体的に書き出すのがポイントです。

例えば、書類作成をしなければならない場合は、業務報告書作成、営業日報作成、企画書作成などと記載しましょう。

さらに、企画書の作成であれば、構成案、情報収集、市場調査、予算算出など、付随する業務を細分化してリスト化するのも1つの方法です。

重要度を把握し、優先順位をつける

やるべき事柄を洗い出したら、各事項の重要度を把握し、緊急性も加味して優先順位をつけましょう。

その上で重要度と緊急度が高いものを最優先に取り組むのがポイントです。

必要に応じて期限や締切日を設定する

ToDoリストは、一般的に期日や締切が設定されていない事項をまとめたものですが、必要に応じて設定しましょう。

目標達成への意識が高まり、やるべきことを先延ばしにしたり、怠けたりするのを防止できます。

無理なく、達成しやすい目標を設定する

ToDoリストに記載した事項に期限や締切日を設ける場合、無理のないスケジュールであること、目標を達成しやすいことなども大切です。

想定外の事態や、イレギュラーな対応に追われることもあるため、予定通りに進まなくても仕方がありません。

やるべき事柄を完璧にこなすことにこだわりすぎると、ストレスにつながるので注意しましょう。

定期的にリストの項目を見直す

ToDoリストは1度作成したら完成ではなく、作業の進捗状況や環境の変化などにあわせて、定期的に見直し、内容をアップデートするのもポイントです。

作業が完了した項目にはチェックマークをつける、あるいは削除する、新しい作業を追加するなど、最新の内容をキープできるよう、リスト自体の管理も忘れないようにしましょう。

ToDoリストのよくある質問と回答

ここで、ToDoリストに関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

ToDoリスト全般に関して

ToDoリストのメリットとデメリットを教えてください。

ToDoリストの作成により、重要度の高いものを把握して優先順位をつけられる、やるべき事項の漏れや抜けを防止できる、作業が完了すると達成感が得られるなどのメリットがあります。一方、突発対応、想定外の事態、イレギュラーな業務などが発生すると、事前にリストアップした内容が思うように進まず、ストレスにつながるのがデメリットです。

ToDoリストに書いた作業をなかなか終えることができません。

ToDoリストの作業項目が多すぎないか、目標達成に無理がないか、1度見直す必要があるかもしれません。まずは、重要度と緊急度が高い事項だけを集めてリスト化してはいかがでしょうか。完璧にこなすことを目指すのではなく、確実にやるべきことを終えられるように、達成しやすい内容で作成してみましょう。

ToDoリストとタスクリストの違いを教えてください。

一般的に、ToDoリストは具体的な期日や締切が決まっていない事項をまとめたもの、タスクリストは期日や締め切りが設定された事項をまとめたものという違いがあります。なお、やるべき事項をリスト化して管理するという点では共通しています。

ToDoリストの作成に関して

ToDoリストの作成方法を教えてください。

ToDoリストを作成する際は、まず、やるべき事柄を洗い出して整理します。その上で、重要度と緊急性に配慮しながら優先順位をつけ、必要に応じて期限や締切日を設定します。作業のジャンルやカテゴリーごとに分けたり、完了した作業にチェックマークを付けられるようにしたりなどの工夫するのもおすすめです。

ToDoリストはどのようなタイミングで作るべきですか？

ToDoリストを作成するタイミングについては特に決まりがないため、自分のスケジュールやリストの種類に応じて作りましょう。1日のやるべき事柄をリスト化する場合は当日の朝、もしくは前日の業務を終えた後に作成するのがおすすめです。

ToDoリストには、いくつくらいの項目を書くべきですか？

ToDoリストに記載する項目の数に決まりはありません。重要なのは、無理なく、達成しやすい目標を設定して、着実に作業を完了することです。やるべき事柄をリスト化するとはいえ、数が大きすぎると各項目をなかなか完了できないため、ストレスを抱えることにつながります。さらに、想定外の事態や、イレギュラー対応が発生して、予定通りに作業が進まないこともあることも念頭に置きましょう。最初は3つ、5つなど、数は少なくても、確実に目標を達成できるようにするのがモチベーションを維持するポイントです。

ToDoリストのまとめ

ToDoリストは、やるべき作業、しなければならないことなどを一覧にまとめて管理するときに便利なツールです。よく似たタスクリストとはやや異なり、一般的に具体的な期日や締切がない項目に関しても管理できます。なお、タスクリストとして使用することも可能です。

ToDoリストは主にビジネスシーンにおいて、業務やアイデアの整理、プロジェクトの進捗管理、期日や締切が設定されているタスク管理などに活用されますが、プライベートのスケジュールの管理やショッピングリストなどのほか、幅広い用途に使えます。作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内でToDoリストのテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。