断り状テンプレート（Word）無料ダウンロード | 相手からの申し出・依頼・要望などを断るときの文書

無料で使える断り状のテンプレートに加え、断り状の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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断り状のテンプレートダウンロード

断り状について

断り状とは

「断り状（ことわりじょう）」とは、相手からの申し出、依頼、要望、請求、要求などに対して、希望に沿えない、あるいは辞退したい旨を伝える際に使用する文書です。

なお、ただ断るだけでなく、きちんとその理由を述べて、相手の希望に沿えなかったことに対するお詫びの気持ちを伝える言葉も添えます。

断り状を書く際は、相手の理解を得られるように丁寧に記載し、今後の関係を良好に保てるようにするのがポイントです。

また、別の内容や方法であれば引き受けられるといった代替案を提示することで、次のビジネスチャンスにつながることもあります。やみくもに断らず、代わりに何かできることはないかと模索することも大切です。

断り状は、相手の了承を得るために、その事柄をあらかじめ連絡する予告のために使われるケースもあります。

断り状の用途と役割

断り状の用途

断り状は、相手からの申し出、依頼、要望などを断るときに使用する文書です。具体的には、取引や提案を断るとき、イベントへの出席を断るとき、就職活動で内定を辞退するとき、などに使用します。そのほかにもさまざまな用途に活用されます。

断り状の役割

断り状は、大きく分けて以下のような役割を果たします。

断り状の種類

断り状はビジネスシーンのみならず、私的な場面でも利用される文書です。以下は断り状を使用する主な例です。

断るときのていねいな言い方は？

断り状は、相手の申し出や依頼などに対して、その要望にこたえられない、あるいは辞退したいといった断る意思を伝えるときに使用しますが、単に「できません」「お断りします」と記載すると、断りの理由をきちんと述べたとしても、冷たい印象を相手に与えてしまう可能性があります。

特に活字の文書では真意が伝わらず、誤解を受けることもあるので、断るときはていねいでやわらかい表現を心がけましょう。

以下は、断るときのていねいな言い方の文例です。

できない理由をきちんと述べた上でお詫びの言葉を添え、ていねいに断るのがポイントです。必須ではありませんが、代替案を提示することで相手も納得しやすくなります。

断り状の例文

ここでは、断り状の文例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

断り状を作成する上での注意点

断り状を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

最初に断る意思を述べる

断り状を作成する際は、最初に断る意思を伝えるのがポイントです。また、文章全体を長々と書くと読みづらくなるため、結論をはじめに述べてから、要点をまとめて簡潔に記載しましょう。

言葉づかいはていねいに

断り状では終始ていねいな言葉づかいを心がけ、特に断わりの文章はやわらかい表現を使用して記載します。

あわせて、「お誘いいただきありがとうございます」や「ご依頼いただきありがとうございます」など、相手への感謝の言葉も添えるとベターです。

断る理由をきちんと述べる

相手に納得してもらえるように、ただ断る意思を伝えるだけでなく、その理由をきちんと述べることも大切です。

具体的な理由を説明できない、詳細を記載できないといった場合は「諸事情により」などと記載するのもひとつの方法です。さらに、断ったことをお詫びするひと言も添えましょう。

断り状のよくある質問と回答

ここで、断り状に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

断り状全般に関して

断り状にはどのタイミングで送付するべきですか？

相手からの申し出や要望を断る場合は、すみやかに返事をするのが理想です。相手を待たせるのは失礼なため、断ることを決めたタイミングで、できる限り早く断り状を送付しあしょう。

断り状の送付方法はどのようなものがありますか？

断り状は、郵送、E-MAIL、FAXなどを利用して送付する、あるいは直接手渡しするのが一般的です。相手との関係性や状況に応じて、適した方法を選択しましょう。

相手の申し出は要望を断るときに、必ず断り状を作成しなければなりませんか？

断り状の作成は必須ではありません。相手に直接会って断っても問題ありません。ただし、断り状のマナーと同じように、相手の立場を考慮に入れながら、ていねいかつやわらかい口調で断りましょう。

断り状を送った相手から再び連絡が来た場合は、どのように対応すればいいでしょうか？

断った後に相手から再び連絡が来たときは、改めてお詫びの言葉を伝えるとともに、断った理由をていねいに説明しましょう。

断り状の作成に関して

断り状はどのような方法で作成するべきでしょうか？

断り状は、手書きやPC入力などの方法で作成できます。PCで作成する際は、文書作成アプリケーションなどを使うのが一般的です。インターネット上には無料でダウンロードできる断り状のテンプレートを活用して、適した内容に書き換える作成方法もあります。

断り状には、断る理由と代替案を必ず記載しなければなりませんか？

断り状を書く際に、断る理由はできるだけ記載した方がベターです。理由を書くことにより、相手が納得しやすいためです。具体的な内容を述べるのが難しい場合は、「諸事情により」「諸般の事情で」などの表現を使用しましょう。代替案の記載は必須ではありません。相手との良好な関係を継続するためにも、歩み寄りができるのであれば、代替案を記載するのが理想です。

会社で使用する断り状の文末に連絡先を書いた方がいいでしょうか？

断り状の文末に連絡先を書く必要はありませんが、仕事上かかわりがある、お付き合いが続くといった場合には記載しておくと親切です。

断り状のまとめ

断り状は、相手からの申し出や依頼などを断る際に使用する文書です。断る理由、希望に沿えないことへのお詫びなども述べ、相手との良好な関係を継続できるように、ていねいな言葉づかいで書きましょう。

実際に文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で断り状のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。