出納帳テンプレート（Excel）無料ダウンロード | 金銭の入出金を記録する帳簿

無料で使える出納帳のテンプレートに加え、出納帳の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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出納帳のテンプレートダウンロード

出納帳について

出納帳とは

「出納帳（すいとうちょう）」とは、個人事業、企業や団体などの組織において、日々の金銭の入出金を記録する帳簿です。取引の日付、内容、金額、残高など、金銭の入出金に関する情報をすべて記録します。法律で作成が義務づけられるケースもあります。

出納帳をつけることでお金の流れや管理状況を可視化し、財務状況を把握するのに役立ちます。財務状況を明確にするだけでなく、不正経理の防止や予算計画などにも活用できる重要なツールでもあります。

出納帳の用途と役割

出納帳の用途

出納帳は、個人や企業などの事業活動において、日々の金銭の入出金を記録するために使われます。収入と支出を記録し、金銭の管理状況を可視化することで、いつ、どのように、いくらの取引が行われたのかが一目でわかる、残高を把握できるなどのメリットがあります。財務状況も把握しやすくなり、経営評価や不正経理の防止にもひと役買います。

なお、出納帳は、税務申告、財務報告、予算計画、予算管理、監査などの際にも活用される書類です。

出納帳の役割

出納帳は以下のような役割を果たします。

出納帳の種類

出納帳には以下のような種類があります。

出納帳は、会計帳簿、元帳、台帳、原簿などという言葉を使って表すこともあります。

「現金出納帳」と「小口現金出納帳」の違い

「現金出納帳」と「小口現金出納帳」はどちらも現金の入出金を記録する点で共通していますが、取り扱う現金の金額が異なるので注意しましょう。

小口現金出納帳は、その名のとおり、会社に用意している少額の現金管理に使用する帳簿です。一般的に、会社で上限を定めた現金の補給のほか、事務用品や消耗品の購入、飲食代、出張経費、交際費などの支払明細などを記録します。緊急で支払いが必要になった場合の記録に利用されることもあります。

小口現金の決まりは会社ごとに異なり、上限を10万円と設定するところもあれば、20万円、30万円に設定する企業もあり、厳密な定めがないのが現状です。そのため、新たに小口現金制度を導入する場合は、企業の経理状況に適した小口現金の上限金額を決定しましょう。

小口現金の管理の際は、たとえ少額であっても、きちんと帳簿に記載しましょう。支出の際は領収書等と照らし合わせて正確な金額を記録した上で精算することで盗難や横領などの不正防止につながります。

出納帳を作成する上での注意点

出納帳を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

取引の発生時に記録する

金銭の入出金の記録は、取引発生の都度行います。リアルタイムに記録することにより、記載漏れ防止につながります。

金銭の入出金を漏れなく正確に記録する

出納帳は正確性を問われる帳簿なので、入出金の全記録を漏れなく正確に記録することが重要です。

誤字、脱字に注意するとともに、計算ミスを防ぎ、もし間違いが見つかった場合はすみやかに訂正して正解性を保ちましょう。

現金出納帳に関しては、手元に残っている現金と帳簿の残高が一致している必要があります。

入出金の内容を具体的に記載する

出納帳に記録する際は、取引の内容がひと目でわかるように、できるだけ具体的に記載するのがポイントです。

科目欄に記入するだけでなく、摘要欄を活用して、誰が見ても理解しやすいように記載しましょう。

帳簿の保管・管理方法を工夫する

作成した出納帳の保管や管理の方法を工夫することも大切です。

必要な人が、必要なときに情報にアクセスしやすい場所に整理して保管しましょう。

ただし、情報の書き換え、数字の改ざんなどの不正が行われないようにセキュリティ対策をほどこす必要もあります。

一定期間保管する

出納帳などの会計帳簿は、法律で一定期間保管することが義務づけられています。

現金出納帳や預金取引関係の書類は税法で7年間の保管が定められています。

保管期間中は紛失や破棄に注意し、安全でわかりやすい場所に保管しましょう。

出納帳のよくある質問と回答

ここで、出納帳に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

出納帳全般に関して

出納帳（現金出納帳）は必ず作成しなければならないでしょうか？

現金出納帳は、複数ある会計帳簿の中で補助簿にあたる帳簿です。主要簿（仕訳帳や総勘定元帳など）ではないものの、事業規模の大小にかかわらず必要な帳簿です。したがって、作成は必須と考えてください。

現金出納帳と小口現金出納帳の違いを教えてください。

現金出納帳と小口現金出納帳はどちらも現金の入出金を記録する帳簿ですが、取り扱う現金の金額が異なります。小口現金出納帳会社に用意している少額の現金管理に使用する帳簿で、支出では、事務用品や消耗品の購入、飲食代、交際費などの明細を記録します。なお、小口現金の上限金額に決まりはなく、10万円、30万円など、企業によって設定金額はさまざまです。

現金出納帳は電子帳簿保存法の対象ですか？

現金出納帳は電子帳簿保存法の対象となる帳簿の1つです。そのほか、仕訳帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産税台帳などの国税関係帳簿も対象です。電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類について、電子データ保存、マイクロフィルム（COM）保存、スキャナ保存などが認められています。ただし、現金出納帳を含む帳簿や決算書類関連のスキャナ保存が認められていない点に注意が必要です。

出納帳の作成に関して

出納帳は手書きをした方がいいでしょうか？

出納帳の作成方法に決まりはなく、手書きでも問題ありませんし、Excelなどのアプリケーションを使用して作成する、会計ソフトを利用するなども可能です。なお、どのような作成方法でも、実際に手元に残っている現金と帳簿の残高が一致していなければなりません。また、領収書の保存も必須です。

現金出納帳に記載されている残高と手持ちの現金の金額に相違があった場合、どうすればいいでしょうか。

現金出納帳を作成する際の注意点はいくつかありますが、特に数字が正確に記載されているか、入金額と出金額にズレが生じていないか（ミスがあればすぐに訂正する）、手持ちの現金と帳簿上の残高が一致しているか、口座預金の入出金は対象外（記録しない）、といった点に気をつけましょう。

現金出納帳を作成する際の注意点を教えてください。

現金出納帳に記載されている残高と手持ちの現金が合わない場合、「現金過不足（げんきんかぶそく）」という勘定科目を使って処理を行うことがあります。差異が生じる原因は、記入ミス、記載漏れ、現金の数えまちがい、盗難や紛失などが考えられますが、まずはしっかりと原因を突き止めて訂正することが大切です。現金過不足は会計年度の期中でしか使えないため、決算前に原因がわかれば正しく処理し直すことが可能ですが、決算時までに原因がわからない場合は雑収入あるいは雑損失として処理するのが一般的です。

出納帳のまとめ

出納帳は、個人や企業の事業において、日々の金銭の入出金を記録し、お金の流れや財務状況を把握するために使用します。漏れなく正しく記録することで、不正経理の防止や予算計画などにも役立ちます。現金出納帳では、帳簿に記載されている残高と、手持ちの現金の金額が一致している必要があるため、双方の管理に注意しましょう。

実際に出納帳を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で出納帳のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。