検収書テンプレート（Excel）無料ダウンロード | 商品が正しく納品されたか証明する書類

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検収書のテンプレートダウンロード

検収書について

検収書とは

「検収書（けんしゅうしょ）」とは、納品された商品が注文内容と相違なく、正しく納品されていることを確認し、証明するために使用する書類です。発注者側が注文通りの商品やサービスが納品されているかを確認した上で、受注者側に対して確かに受領したことを証明します。

検収書には、発注者情報（発注者の名前、住所、電話番号など）、受注者情報（受注者の名前、住所、電話番号など）、納品した商品の情報（商品の名前、型番やコード、数量、単価、合計金額）、納品日、納品場所、検収結果などを記載します。

検収書は注文どおりに商品が納品されたことを証明する証拠書類であり、トラブル防止に役立ちます。

検収書は保管の必要があります。保管期間は、代金の支払請求権などが消滅するとき（民法上の請求権消滅時）までです。（法人は7年間、個人事業主は5年間）

検収書の用途と役割

検収書の用途

発注者側は商品やサービスが納品された際に、注文内容と照らし合わせながら納品内容を確認し、検収結果を検収書に記載します。検収時、納品物の品質や数量などに何か問題や不具合があった場合は、検収書を通じて受注者側に伝えます。

検収書には支払い条件（支払い期限、支払い方法など）が記載されることも多く、対価の支払いを行う際にも役立つ書類です。

検収が終わり、受注者が検収書を発行すると、納品内容を承認したという意思表示になります。したがって、検収書発行後、発注者側は受注者側に対して基本的にクレームをつけることはできません。そのため、検収書はトラブル防止にもひと役買います。

検収書の役割

検収書は主に以下のような役割を果たします。

検収書の種類

先述した一般的な検収書に加えて、ほかに次のような種類があります。

上記は一例であり、取引内容によってさまざまな種類の検収書が利用されています。

「検収書」と「納品書」の違い

検収書と似た書類に「納品書（のうひんしょ）」があります。納品書は、受注者側が注文通りに商品やサービスを納品したことを発注者に対して通知する書類です。

これに対して、検収書は発注者側が注文通りに納品されているかを確認した上で、間違いなく受領したことを受注者側に証明するために発行します。なお、検収書には、検収結果も記載します。数量不足や不具合のある商品が同梱されていた場合などは、その旨を検収結果として記載し、受注者側に通知します。

「検収書」と「受領書」の違い

「受領書（じゅりょうしょ）」も検収書と似ている書類です。受領書は、検収書と同様に、発注者側が発行する文書であり、商品やサービスを受領したことを証明するために使用します。

受領書はあくまでも、商品やサービスを受け取ったことを証明するための書類であるため、納品物に問題があった場合は、別途受注者に通知する必要があります。

検収書を作成する上での注意点

検収書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

必要項目を記載する

検収書には一般的に、発注者情報、受注者情報、納品内容、納品日、納品場所、検収結果などを記載します。必要項目は漏れなく記載するようにしましょう。

納品物をしっかり確認した上で検収結果を記入する

発注した商品やサービスが届いたら、注文通りに納品されているかしっかり確認しましょう。

納品された商品やサービスの名称、数量、仕様などにまちがいがないかはもちろん、破損や不具合がないかもチェックし、その上で検収結果（合格・不合格）を記載しましょう。

問題がある場合は、検収結果に詳しい内容を記載して、受注者側に通知します。

検収日と納品日を混同しないように注意

検収書に記載される検収日と納品日が同日とは限りません。

検収日は納品物を検収した日であり、納品日は商品やサービスが納品された日（受領日）です。両者を混同しないように注意しましょう。

検収担当者の署名・押印漏れに注意

納品物が検収済であることを証明するためには、検収書に検収担当者の署名・押印が必要です。そのため、漏れがないように十分注意しましょう。

関係各所の承認を得る必要がある場合なども、それぞれの署名・押印に漏れがないよう注意が必要です。

検収書は保管義務がある

検収書には保管期間が定められています。

法人の場合は原則7年間（欠損金の繰越がある事業年度は10年間）、個人事業主の場合は5年間の保管が必要です。保管期間中に紛失したり、破棄したりしないように注意しましょう。

検収書のよくある質問と回答

ここで、検収書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

検収書全般に関して

検収書と納品書の違いを教えてください。

検収書と納品書は、どちらも商品やサービスなどが納品されたタイミングで使用する書類です。検収書は発注者側が発行するのに対し、納品書は受注者側が発行するものであり、注文通り納品したことを通知するための書類という点で異なります。

検収書と受領書の違いを教えてください。

検収書も受領書も発注者側が発行する文書という点では共通しています。ただし、受領書はあくまでも、商品やサービスを受け取ったことを証明するための書類であり、検収書とは性質や用途が異なります。

検収日と納品日は同じですか？

検収日と納品日は同じとは限りません。検収日は納品物を検収した日、納品日は商品やサービスが納品された日（受領日）です。検収日と納品日は混同されがちなので、誤りのないように注意が必要です。

検収書は保管する必要がありますか？

検収書は保管の必要があるので、紛失や廃棄に注意しましょう。保管期間は法人が原則7年間（欠損金の繰越がある事業年度は10年間）、個人事業主が5年間です。

検収書の作成に関して

検収書に決まったフォーマットはありますか？

検収書に定められたフォーマットはありませんが、会社によっては指定フォーマットがあります。指定された検収書があれば、そちらを利用します。なお、一般的に盛り込む内容は発注者情報、受注者情報、納品内容、納品日、納品場所、検収結果などです。

検収書は誰が作成・発行するのですか？

検収書を作成・発行するのは、商品やサービスの発注者側です。納品内容が注文通りであることを確認した上で、受注者側に対して検収書を発行します。

検収書はいつ作成すればいいでしょうか？

検収書は納品物の検収が完了した後、検収した日付を入れて発行します。したがって、検収後は速やかに書類を完成させるのが理想です。なお、納品から検収完了までの期間については厳密に定められていませんが、商品やサービスなどが納品されてから90日以内に検収を終えるケースが多く見られます。

検収書のまとめ

検収書は、納品された商品やサービスが注文内容通りであり、正しく納品されていることを、証明するために使用する書類です。発注者側が納品物を確認した上で、受注者側に対して発行します。納品された物が検収済であることを証明するためには、検収担当者の署名・押印が欠かせません。検収書を発行する際は、担当者の署名・押印漏れがないように注意しましょう。

検収の結果、納品物に何か問題がある場合は書類に記入し、受注者側に通知します。検収書の内容にもとづいて請求書が発行されるため、正確に記入することも大切です。実際に文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で検収書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。