稟議書テンプレート（Word）無料ダウンロード | 関係者の承認や決裁を得るために回覧する社内向け文書

無料で使える稟議書のテンプレートに加え、稟議書の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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稟議書のテンプレートダウンロード

稟議書について

稟議書とは

「稟議書（りんぎしょ）」とは、自分の権限では決められない事案について関係者の承認や決裁を得るために回覧する、社内向け文書です。

会社の備品を購入する、システムを導入する、新たに従業員を採用する、新規の取引先と契約するなど、さまざまなシーンで使用されます。

稟議書を活用することにより、 会議を開くことなく、関係者や上長から承認を得られるため、意思決定が迅速にできるメリットがあります。

「稟議」とは、自分の権限では決定できないが、会議を開くほどではない事案に関する文書を上長に回覧し、承認を得る手続きをいいます。

稟議書の用途と役割

稟議書の用途

稟議書は自分の権限では決定できない事案を社内の関係者に回覧し、承認や決裁を得るために使用する文書です。備品購入、システム導入、イベント開催、新規との取引契約を決めるときなど、さまざまなケースにおいて会議を開かずにスムーズに意思決定するのが目的です。

稟議書の役割

稟議書は主に次のような役割を果たします。

上記のほか、稟議書にはコンプライアンスの徹底、トラブル防止、リスク管理、情報共有の促進、社内のコミュニケーション活性化などの役割も期待されます。

稟議書の種類

稟議書は用途や使用シーン別に以下のような種類があります。

上記のほかにもさまざまな種類があります。

「稟議書」と「申請書」の違い

稟議書と似た書類に「申請書（しんせいしょ）」があります。どちらも関係者に承認を求める手続きに必要な書類ですが、使用シーンや用途が異なります。

稟議書は、高額な備品購入、システム導入、新規契約、重要取引、新規事業の立ち上げなどで決済や承認が必要なときに使用します。一方、申請書は金額の小さい備品購入、休暇の届出、残業申請といった場合に使われる書類です。

つまり、求める内容が及ぼす影響範囲の大きさ、承認を得る相手によって、稟議書と申請書のどちらを使うべきかを判断するのがポイントです。明確な社内規定があれば、それにしたがいましょう。

稟議書の例文

ここでは、稟議書に記載する前文の例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

稟議書を作成する上での注意点

稟議書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

必要事項を漏れなく記載する

稟議書には、件名、作成日、作成者、事案（概要、詳細内容）、目的、理由、予算などを記載し、必要に応じて関係する資料（見積や契約書など）を添付します。こうした必要事項を漏れなく記載しましょう。

読みやすくわかりやすい文章で要点をまとめる

稟議書は複数の関係者に回覧する文書であるため、読みやすくわかりやすい文章で書くことが大切です。難解な単語や専門用語などは避け、内容に過不足がないように、要点を簡潔にまとめるのがポイントです。

また、誤字脱字がないように注意しましょう。表や箇条書きを使用するなど、見やすくする工夫を施すのもひとつの方法です。

内容に説得力を持たせる

稟議が通ることにより、会社にどのようなメリットがあるかを伝えることも重要です。内容に説得力を持たせるために、具体的な数値を記載しましょう。

デメリットやマイナス要素があれば正直に言及し、何らかの対処をすることでカバーできることも説明します。

事前に関係者に相談し、調整しておく

稟議を通すためには、 関係者に事前に相談し、調整しておくことも重要です。稟議書を提出する前に、あらかじめ関係者に概要だけでも話して相談し、信頼を得て、稟議が通るように努めましょう。

提出先を確認する

稟議書の提出方法、提出先は稟議の内容や会社の定めなどによって異なります。事前に確認し、スムーズに稟議書を提出できるように準備しましょう。

稟議書のよくある質問と回答

ここで、稟議書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

稟議書全般に関して

稟議書はどのようなときに使用しますか？

稟議書は具体的に、高額な備品購入、システムの導入、重要取引や新規取引先との契約、従業員の採用、イベント開催など、主に多額の経費を要するケースで、社内の複数の関係者から決済や承認を得る必要がある場合に使います。

稟議書のメリットとデメリットを教えてください。

稟議書を使用することで意思決定のプロセスを省手間で実行できる、記録を残せる、透明性を高められる、責任の所在がわかるなどのメリットがあります。一方、書類作成の手間がかかる、決済や承認に必要な関係者が不在の場合に決定まで時間がかかるなどがデメリットです。

稟議書と申請書の違いを教えてください。

稟議書も申請書も関係者に承認を求める手続きに必要な書類です。ただし、稟議書は、高額な備品購入や重要取引など、社内に与える影響範囲が大きい場合に使用します。一方の申請書は、安価な備品購入や休暇の届出などに、影響範囲が小さい場合に使われる書類です。どちらを使うべきかは社内規定にしたがいましょう。

稟議書の作成に関して

稟議書は手書きで作成してもいいですか？

稟議書は手書きで作成しても問題ありませんが、手間がかかるため、文書作成アプリケーションを使ってPCで入力するのがおすすめです。インターネット上で無料で提供されているテンプレートを活用するのもひとつの方法です。

稟議書にはどのような項目を記載しますか？

稟議書には件名、事案の内容、目的、理由、予算などを記載します。決済や承認の関係者、回覧順序などを明確にすることも大切です。

稟議書を作成するときの注意点やポイントを教えてください。

稟議書を作成する際は、必要事項を漏れなくわかりやく記載すること、要点を端的に記載すること、誤字脱字がないようにすることなどが基本です。見積や契約書などがあれば、添付資料として一緒に提出するのもポイントです。

稟議書に予算を記載する場合、金額は税込みと税抜きのどちらで書けばいいでしょうか？

社内向けで使用する書類では、税抜き表示が一般的です。ケースバイケースで、税込みの金額を併記してもいいでしょう。事前に社内での統一表記を確認しておくとベターです。

作成・提出した稟議書が差し戻された場合は、どのようにすればいいでしょうか？

稟議書が差し戻しになった場合は、まずその理由を確認します。修正するべき箇所がわかれば、該当部分を修正してから再提出しましょう。

稟議書のまとめ

稟議書は、高額な備品の購入、システムの導入、重要な取引などのシーンにおける、自分の権限では決められない事案について、社内の関係者の承認や決裁を得るために回覧する書類です。社内に及ぼす影響範囲が大きいものの、会議を開くほどではない事案を審議するときに活用され、意思決定を合理的に進めることができます。

稟議書は手書きで作成しても問題ありませんが、手間がかかるため、PC入力がおすすめです。実際に文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で稟議書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。