挨拶文テンプレート（Word）無料ダウンロード | 相手へお礼やお詫び、お知らせを伝える文書

無料で使える挨拶文のテンプレートに加え、挨拶文の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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挨拶文のテンプレートダウンロード

挨拶文について

挨拶文とは

「挨拶文（あいさつぶん）」とは、プライベート、ビジネスシーンを問わず、相手へお礼やお詫びの気持ちを伝えたり、何かを知らせたりする際に使用する文書です。身近なところでは、年賀状、暑中見舞い、引っ越しの挨拶などが該当します。

ビジネスシーンでは、事務所移転、新社長の就任、担当者の変更、事業廃止、お歳暮のお礼などを伝える際に挨拶文を使用します。これらはほんの一例であり、挨拶文の用途は多岐にわたります。

いずれのケースでも、挨拶文は相手への敬意を示し、良好な関係を築くための重要なコミュニケーションツールといえます。

挨拶文を作成する際は、長々とした文章は避け、できるだけ簡潔に要点が伝わるような書き方を工夫しましょう。相手に伝わりやすいように、読みやすく、わかりやすい文章を心がけることも大切です。

挨拶文の用途と役割

挨拶文の用途

挨拶文は、プライベートや日常生活をはじめ、ビジネスなどのフォーマルシーンまで幅広い用途で使用されます。

相手への敬意を示し良好な関係を築く、マナーの観点などから、さまざまなシーンで用いられます。

挨拶文の役割

挨拶文は、次のような役割を果たします。

挨拶文の種類

ビジネス向けの挨拶文（挨拶状）は、主に以下のようなシーンで使用されます。

上記は主な例であり、挨拶文の種類は多岐にわたります。

時候の挨拶とは？

挨拶文を作成する際は、いきなり用件から書き始めるのではなく、頭語や時候の挨拶を添えるのが一般的です。

時候の挨拶（じこうのあいさつ）とは、四季折々の自然の美しさを表現する、日本特有の文章です。

具体的には、陽春の候（春）、晩夏の候（夏）、仲秋の候（秋）、寒冷の候（冬）などが時候の挨拶であり、その季節の応じたふさわしい表現を記載します。

ビジネスシーンでは「拝啓　○○の候、時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」などの表現がよく使われます。

挨拶文の例文

ここでは、挨拶文の例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

挨拶文を作成する上での注意点

挨拶文を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

用件から書かず、最初に時候の挨拶を述べる

挨拶文は基本的に用件から書くことはせず、頭語や時候の挨拶を添えて、季節を表現したり、相手への気遣いの気持ちを伝えたりするのが一般的です。

挨拶文を送付する季節に適したもの、ビジネスシーンで使用する場合はふさわしい内容の文章を添えましょう。

使用シーンに応じて適切な言葉・表現を用いる

ビジネスシーンでは、フォーマルな挨拶文が使用されます。

そのため、送付する相手との関係性、立場、年齢などを考慮して、適切な言葉遣いや表現を用いて作成しましょう。

相手の名前を記載する場合は敬称を使用し、正しい敬語や相手への敬意を示す言葉を慎重に選びます。

ビジネスシーンで用いる挨拶文は形式的になりがちですが、相手を尊重し、心のこもった誠実な内容になるように書くのも大切なポイントです。

これにより、相手とのコミュニケーションが円滑になり、より良い関係性や理解を深められると期待できます。

過不足なく、簡潔に用件を伝える

挨拶文の長さに決まりはありませんが、長々と書かないように注意しましょう。

文章が長すぎると読みにくい上、要点が伝わりづらくなることがあります。

長文は避け、伝えたい内容を過不足なく、簡潔に用件を述べるのがポイントです。

挨拶文のよくある質問と回答

ここで、挨拶文に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

挨拶文全般に関して

挨拶文を作成する目的は何ですか？

挨拶文の作成は必須ではないものの、相手への敬意を示す、良好な関係性を築くなどの役割を果たします。したがって、挨拶文はコミュニケーションを円滑にし、相手との関係性を深める目的で利用されると考えられます。

時候の挨拶とは何ですか？

時候の挨拶とは、挨拶文（挨拶状）や手紙のはじめに記載する、季節を表す言葉を使った表現です。文書を送る季節に応じた、日本ならではの四季折々の自然の美しさや風情をひと言、あるいは文章で表します。春ならば「桜花の候」「花薫る季節」、夏は「盛夏の候」「残暑の候」、秋は「初秋の候」「実りの秋」、冬であれば「師走の候」「寒冷の候」など、季節ごとにふさわしい言葉を添えます。時候の挨拶には、相手への気遣いや思いやりなどを伝える意味合いもあります。

挨拶文の作成に関して

挨拶文を書くときの流れを教えてください。

挨拶文に定められたフォーマットは特にありませんが、ビジネスシーンでは、頭語（拝啓、謹啓など）、時候の挨拶、本文、結びの挨拶、結語（敬具、謹白など）といった流れで書くのが一般的です。また、日付や差出人を上部あるいは下部に記載します。

ビジネスシーンで挨拶文を作成するときに注意するべきことは何ですか？

どのような種類であっても、挨拶文を作成する際は、いきなり用件から書くことは避けます。書き出しは「拝啓」「謹啓」などの頭語を使用し、時候の挨拶を添えて相手を気遣う気持ちを込めましょう。

挨拶文のまとめ

挨拶文は、送る相手へお礼やお詫びの気持ちを伝えたり、何かを知らせたりする際に使用します。ビジネスシーンやプライベートを問わず、さまざまなシーンで用いられる文書であり、その種類は多彩です。

挨拶文は案内や通知などとは異なり、相手への敬意を示す、双方のコミュニケーションを円滑にするなどの役割を果たします。そのため、使用シーンや用途に応じて適切な言葉や表現を選び、心を込めて作成しましょう。文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で挨拶文のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。