FAX送付状テンプレート（Word）無料ダウンロード | 文書や書類をファックスで送信する際に

無料で使えるFAX送付状のテンプレートに加え、FAX送付状の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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FAX送付状のテンプレートダウンロード

FAX送付状について

FAX送付状とは

「FAX送付状（ファックスそうふじょう）」は、文書や書類をFAXで送る際の表紙の役割を果たす文書で、先頭ページ（1ページ目）として送信します。

FAX送付状には、書類の送信先および発信元、送信する書類の概要・枚数などを記載します。手書きでも問題ありませんが、頻繁にFAXを送信する場合は、PCで送付状を作成しておくと便利です。

なお、FAX送付状の添付は必須ではありません。ただし、ビジネスマナーの1つであるため、取引先やクライアントにFAXを送信する際は、失礼のないように送付状を添付するのが無難です。

FAX送付状は、別名「FAX送信票」「FAX送付案内状」「FAXシート」「FAX送り状」などとも呼ばれます。

FAX送付状は、英語で「Cover sheet」「Fax Cover」「Fax Cover Sheet」などといいます。

FAX送付状の用途と役割

FAX送付状の用途・使用目的

FAX送付状は、FAXで送信する書類の表紙（先頭ページ）として使用します。添付は必須ではないため、ビジネスマナーの1つとして使われている要素が強いといえるでしょう。

FAX送付状の役割

FAX送付状の役割をまとめると以下のとおりです。

FAX送付状は、送信する書類には記載できないあいさつ文や補足説明なども加えられるメリットがあります。ビジネス、プライベートを問わず使えるので、コミュニケーション手段として活用するのも1つの方法です。

FAX送付状の種類

FAX送付状には決まった書式はなく、最低限必要な項目を記載していれば、デザインは自由です。また、あらゆるシーンで活用されているため、世の中に出回っているFAX送付状の種類は豊富にあります。

また、「FAX送付状」という名前ではなく、以下のように記載される場合もあります。

FAX送付状に記載する項目

FAX送付状に決まった書式はないものの、最低限記載すべき項目があります。FAX送付状を作成する際は、以下の項目を盛り込みましょう。

上記のほかに、送信する書類の補足説明などがあれば書き加えましょう。

送付枚数を記入する際に、FAX送付状も枚数に含める場合は、「当紙を含む○枚」と記載するのが一般的です。

FAX送付状の例文

ここで、FAX送付状のあいさつ文の例文を使用シーン別に紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

FAX送付状を作成する上での注意点

FAX送付状のフォーマットに決まりはないものの、作成にあたって注意すべき点がいくつかあります。ビジネスマナーの観点からも、以下のポイントに留意しながら作成しましょう。

最低限必要な項目を盛り込む

FAX送付状には、送信日、送付枚数、送信先、発信元、件名、内容、あいさつ文などを盛り込みます。相手がFAX送付状を見て、ひと目で概要を把握できるようにしましょう。

補足事項があれば、FAX送付状に記載できます。

モノクロで作成する

FAXの機種によってはカラー送信が可能なものの、受け取り側が同様にカラー送信対応モデルを持っていなければ機能しません。そのため、FAX送付状を含む送付書類はすべてモノクロで作成するのが無難です。

細かすぎる文字は避ける

FAXで送信された書類は不鮮明な場合が多いため、細かすぎる文字だと読めないこともあります。また、油性ボールペンで記入すると文字がかすれる場合もあるので注意しましょう。

同様に、細かい図やイラストなどの記載も避けましょう。

機密情報や相手のプライバシーに関わる情報は記載しない

FAXで送信された書類は、宛先に指定した本人の手元に届くまで、誰が目にするかわからないため、情報漏えいにつながる内容を記載すべきではありません。特に表紙の役割を果たしているFAX送付状はもちろん、送信する書類内にも、双方の会社の機密情報、特定の人物のプライバシーに関わる情報などを記載しないようにしましょう。

大量の書類をFAXで送信するのは避ける

FAXで送信された書類は相手側の用紙を使ってプリントされるので、ページ数が多い場合、FAXで送信しない方が親切です。ページ数が10枚以上になる場合は、郵送またはデータのメール送信などを検討しましょう。また、送信枚数が5枚を超える場合、マナーとして、相手側の了承を得てから送信するのが理想です。

FAX送付状の良くある質問と回答

ここで、FAX送付状に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

FAX送付状の作成に関して

FAX送付状はなぜ必要なのでしょうか？

FAX送付状の添付は必須ではないものの、ビジネスマナーの1つとして考えられているためです。

FAX送付状を作成するときに気をつける点はありますか？

FAX送付状はモノクロで見やすい文字を使用しましょう。細かい文字、図、イラストなどは鮮明に出力されず、見にくくなる可能性があります。また、カラー出力に対応していない機種も多いので、基本的にモノクロで作成します。機密情報やプライバシーに関わる情報は記載しないようにしましょう。

相手側にFAX送付状は不要と言われたので、作成しなくてもいいですか？

FAX送付状の添付は必須ではないため、作成しなくても問題ありません。一方、ビジネスマナーの1つとされている点から、相手側に不要と言われたとしても、添付した方が無難です。誤送信を防ぎ、宛て先に確実に届けるという意味でも、FAX送付状を作成する習慣を身に着けておくのがおすすめです。

FAX送付状の書き方に関して

FAX送付状は手書きでも問題ありませんか？

FAX送付状は、手書き、PC入力のどちらで作成しても問題ありません。ただ、頻繁に使うのであれば、PC入力で作成しておくと便利です。

FAX送付状に記載すべき項目は何ですか？

FAX送付状には、送信日、送付枚数、送信先、発信元、件名、内容、あいさつ文などの項目を記載するのが一般的です。送信する書類に補足説明などがあれば、FAX送付状に記載します。

FAX送付状の送付枚数を記載する欄には、FAX送付状も含めた数字を書くのでしょうか？

FAXの送付枚数を記載するときは、表紙の役割を担うFAX送付状も含めて、「当紙を含む○枚」とするのが一般的です。

FAX送付状のまとめ

FAXで送信する書類の先頭ページに配置し、表紙の役割を果たすFAX送付状ですが、作成や添付は必須ではありません。しかし、ビジネスマナーの観点から、添付が推奨されています。実際に作成する際は、本記事で紹介した例文や注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内でFAX送付状のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。