議事録テンプレート（Word）無料ダウンロード | 会議の内容や決定事項を記録

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議事録のテンプレートダウンロード

議事録について

議事録とは

「議事録（ぎじろく）」とは、会議における出席者の発言、議論された内容、決定事項などを記録した書類です。内容を忘れないように記録するほか、会議の状況や結果などを書面に残し、会議出席者および欠席者、各関係者などと共有する目的で作成します。

議事録の書き方に決まりはないものの、議題（会議のテーマ）、会議の日時、開催場所、会議の内容（発言や議論の具体的な内容）、決定事項、課題や問題点、会議出席者などを記録するのが一般的です。

議事録は別名「会議録（かいぎろく）」とも呼ばれます。

議事録の用途と役割

議事録の用途

議事録は会議における発言、議論、意思決定などの内容を記録するために作成します。会議の内容を忘れないようにするためにも、議事録を出席者と共有します。また、当日出席できなかった関係者とも情報共有できるメリットがあります。

議事録の役割

議事録は以下のような役割を果たします。

議事録と似たものに「備忘録（びぼうろく）」があります。備忘録は見聞きしたことなどを忘れないようにするためにメモする自分用の記録です。したがって、他者と内容を共有するために作成する議事録とは異なります。

議事録の種類

議事録は書き方の違いで、主に以下の2種類に分けられます。

作成に時間がかかる会話形式の議事録を採用する企業は少ないものの、会議の進め方が質疑応答である場合には便利です。

「議事録」と「議事メモ」の違い

議事録と似た書類に「議事メモ」があります。

議事メモは会議の要点や重要な項目などを記録し、決定事項や合意事項に相違がないかを確認するために使用します。

一方、議事録は決定事項だけでなく、会議の概要、発言者や議論の内容などを記録する書類という点で議事メモとは性質が異なります。

議事録を作成する上での注意点

議事録を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

必要な項目を記載する

議事録に定められたフォーマットはありませんが、以下のような項目を盛り込むのが一般的です。

できるだけ多くメモを取る

議事録を作成する際は、会議中にできるだけ多くメモを取るのがポイントです。

このメモを参考に、必要な情報や重要事項などをピックアップして内容をまとめます。

したがって、取りこぼしのないように、発言や議論の内容、懸案事項、決定事項、重要ポイントなどを記録しましょう。

情報をまとめる際は、雑談や重複内容などは省略し、要点のみを記載すると読みやすくなります。

発言者を明確にする

会議中の発言内容を記録する際は、誰がどういった内容の発言をしたかを正確に記録します。

後のトラブル防止のためにも、発言者（主語が誰か）を明確にすることが大切です。

要点をまとめる

議事録を作成する際は、会議中に取ったメモを参考に必要な情報をピックアップして文書化します。

内容を整理しながら、雑談、冗長表現、重複内容などは省き、要点だけを記録しましょう。

読み手に配慮し、見やすいデザインを心がける

議事録を作成する際は読み手の立場に立って、見やすいデザインを心がけましょう。

凝ったデザインやレイアウトにする必要はなく、パッと見たときにわかりやすいものであることが大切です。

すべてを文章で記載するのではなく箇条書きを用いる、各分をシンプルな文章にするなど工夫しましょう。

作成後は速やかに提出する

議事録の提出期限が設けられている場合は、期限をしっかり守りましょう。

提出期限が厳密に定められていない場合、遅くとも24時間以内に提出するのが一般的なマナーです。

議事録を作成した後は、速やかに提出することを心がけましょう。

議事録のよくある質問と回答

ここで、議事録に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

議事録全般に関して

議事録は何のために使用するのですか？

議事録は会議中の発言や議論の内容、決定事項などを記録するために使用します。会議の参加者全員の備忘録のような役割も果たします。また、会議中の発言者と発言内容を明確にすることで、言った・言わないなどのトラブルを防ぐことも可能です。出席者との情報共有やコミュニケーションツールとして役立つだけでなく、会議を欠席した人や関係者などとの情報共有にも便利です。

議事録と議事メモは同じものですか？

議事録と議事メモはよく似ていますが、その性質は異なります。会議の要点や重要な項目などを記録し、決定事項や合意事項に相違がないかを確認するために使用するのが議事メモです。一方、議事録は決定事項だけでなく、会議の概要、発言者や議論の内容などを記録するために使用します。

議事録の作成に関して

議事録に定められたフォーマットはありますか？

議事録に定められたフォーマットはなく、自由な形式で作成できます。ただし、議題、会議の日時、開催場所、内容、決定事項、懸案事項、出席者などの必要事項は記載しましょう。

議事録は誰が作成するのですか？

議事録の作成者に決まりはありません。組織により、あらかじめ決定している記録担当者、参加メンバーの持ち回り、新入社員、若手の一般社員など、作成担当はさまざまです。

議事録にはどこまでの内容を記載すればよいでしょうか？

議事録作成のために会議中にできるだけ多くのメモを取ることは大切ですが、情報をまとめる際にすべての内容を記載する必要はありません。不要な情報を入れすぎると読みにくく、重要な項目がわかりづらくなるため、雑談、冗長表現、重複内容などは省いて要点だけを記載しましょう。

議事録を作成する際に、発言者に敬称を付けた方がいいですか？

社内で共有する議事録に発言者の名前を書く際は、敬称をつけなくても問題ありません。その場合、議事録の任意のスペースに「敬称略」と記載しておくとベターです。

議事録を上手に作成するコツを教えてください。

議事録を作成する場合、あらかじめ会議中にできるだけ多くのメモを残しておくのがポイントです。その上で、不要な内容は省き、必要な情報だけを選んでまとめます。会議中の発言内容を記載する際は、発言者とその発言内容を明確にすることも重要です。

議事録のまとめ

議事録は、会議における出席者の発言、議論された内容、決定事項などを記録した書類です。会議の内容を忘れないように記録する、会議の結果や意思決定などを文書化して、会議出席者および欠席者、各関係者などと共有する目的で作成します。

議事録に定められたフォーマットはなく、自由な形式で作成できます。ただし、会議名、開催日時、開催場所、発言や議論の具体的な内容、決定事項、課題や問題点、会議出席者などの必要事項を漏れなく記録するのが一般的です。実際に文書を作成したり、作成中に迷ったりした場合は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で議事録のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。