名簿テンプレート（Word・Excel）無料ダウンロード | 個人の情報等を一覧にまとめた帳簿や資料

無料で使える名簿のテンプレートに加え、名簿の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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名簿のテンプレートダウンロード

名簿について

名簿とは

「名簿（めいぼ）」とは、会社や学校などの組織・団体に属する人の氏名、取引先、顧客、イベント参加者の名前・住所・連絡先などの情報を一覧にまとめた帳簿や資料です。

社員名簿、顧客名簿、会員名簿、卒業生名簿など、さまざまな種類があります。

名簿は英語で(「list（リスト）」「roll（ロール）」「roster（ロースター）」などと呼ばれます。

名簿に記載する項目は使用シーンや用途によってさまざまです。個人の名前や連絡先だけでなく、職業、生年月日、血液型、家族構成といった情報が含まれているケースもあります。

いずれにしても、個人情報が含まれているため、適切な管理体制や、不正アクセスや漏えい防止のためのセキュリティ対策が求められます。

名簿を作成するときはパソコン入力が便利です。WordやExcelなどのアプリケーションを使うほか、名簿管理ソフトを使用するのもひとつの方法です。

名簿の用途と役割

名簿の用途

名簿は、組織や団体に属する個人、顧客、イベント参加者などを一覧にまとめて管理するときに用いられます。作成した名簿をもとにダイレクトメールやメールマガジンを送る、必要に応じて個別に連絡するといった場合に便利です。

ただし、個人情報保護法にふれることから、本人の同意を得ずに、無断で個人情報を使用するのは厳禁です。

名簿は紙媒体あるいはデータで管理するのが主流です。どちらを利用する場合でも、個人情報の漏えいや不正利用を防止するための対策を講じる必要があります。

名簿の役割

名簿は主に以下のような役割を果たします。

地域の住民名簿を整備しておくことで、災害時の安否確認や避難指示を実施できます。

名簿の種類

名簿は、組織や団体などがさまざまな目的で活用しています。以下は代表的な名簿の種類です。

名簿の取扱いについて

名簿には個人の氏名、住所、生年月日、性別などの情報を記載します。これらは個人のプライバシーに関わる情報であり、取り扱いには十分注意しなければなりません。

2003年（平成15年）5月に制定、2005年（平成17年）4月に施行された「個人情報保護法（個人情報の保護に関する法律）」は個人の権利や利益を守ることを目的とした法律です。

個人情報保護法で定義されている個人情報とは、生存する個人に関する情報で、氏名、生年月日、その他の記述等などにより特定の個人を識別できるものです。また、電話番号やEメールアドレスといった他の情報と照合することで特定の個人を識別できるものも含まれます。

こうした個人情報を取得あるいは利用する際には、その目的を知らせるとともに、情報の種類によっては取得時に本人の同意が必要です。取得した個人情報については、利用目的の範囲外では利用できません。なお、本人から個人情報開示等の請求があった場合は、開示、訂正、利用停止などに応じなければなりません。

さらに、取得した個人情報のデータは、不正アクセスや漏えいを防ぐために必要なセキュリティ対策を講じる必要があります。万が一個人情報が漏えいした場合は、本人に通知するとともに、個人情報保護委員会へ速やかに報告します。

取得した個人情報のデータを第三者に提供する際は、事前に本人の同意が必要です。（法令に基づく場合、人の生命や財産保護に必要な場合、学術研究目的などのケースを除く）

名簿を作成する上での注意点

名簿を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

どのような目的で利用するかを明確にする

名簿を作成する際は、まず利用目的を明確にすることが大切です。DMを郵送する、メールマガジンを配信する、イベントに招待するなど、名簿の活用方法はさまざまなので、用途に適した形式で作成しましょう。

利用目的が明確になることにより、必要な情報、不要な情報がわかるため、効率良く名簿を作成できます。

正確な情報を記載し、最新の状態を保つ

名簿に記載する情報は正確性が求められます。個人情報を入力する際は誤字脱字などに注意しましょう。また、1度作成したら終わりにするのではなく、定期的に更新し、最新の状態を保つことも重要です。

更新作業の際に古いデータを削除するほか、変更や誤りがあれば修正します。

取扱いに注意する

名簿の取扱いには細心の注意が必要です。名簿に記載されている氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレスといった個人情報は、個人情報保護法によって守られています。したがって、個人情報取扱事業者は法律を遵守しなければなりません。

個人情報保護法では、個人情報の利用目的を本人に知らせる、利用目的以外に個人を使用しない、本人の同意を得て取得する、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しない（例外あり）、取得した個人情報の安全管理のために適切な措置を講ずることなどが定められています。名簿作成中も含め、取り扱いには十分注意しましょう。

適切に管理し、セキュリティ対策を講じる

個人情報が含まれる名簿は適切に管理するとともに、情報漏えいや不正アクセスを防止するためのセキュリティ対策を講じることも必要です。

データにアクセス制限をかける、パスワードを設定する、閲覧を関係者に限定するなど工夫しましょう。名簿を印刷する場合は必要な部数にとどめる、不要になったら廃棄するといったルールを設けることも、情報漏えい防止に役立ちます。

名簿のよくある質問と回答

ここで、名簿に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

名簿全般に関して

名簿はどのような目的で使いますか？

名簿は連絡先の管理が主な目的ですが、名簿の情報をもとにDMの送付、メールマガジンの送付、イベントの通知、顧客分析などにも活用できます。

名簿の取扱いで注意する点はありますか？

名簿には氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレスといった個人情報が含まれるため、個人情報保護法が適用されます。そもそも個人情報を取得する際は、本人の同意を得ることが必要です。取得した個人情報は適切に管理し、本人の同意なく第三者に提供してはなりません（例外あり）。個人情報の漏えいや不正アクセスを防止するためのセキュリティ対策を講じる必要もあります。

不要になった名簿はどうすればいいでしょうか？

不要になった名簿はすぐに廃棄するのがおすすめです。廃棄により、情報漏えいのリスクを軽減できるメリットがあります。

名簿の作成に関して

名簿は手書きで作成しても大丈夫ですか？

名簿は手書きで作成しても問題ありませんが、情報量が多いので、PCで作成するのがおすすめです。

名簿を作成するときの注意点を教えてください。

名簿を作成する際は、利用目的を明確にし、正確な情報を記載するとともに定期的に更新して最新の状態を保つことが大切です。また、個人情報保護法遵守の観点から、適切な管理とセキュリティ対策も欠かせません。

名簿をPCで作成する場合、どのようなツールを使って作成すればいいでしょうか？

名簿をPCで作成する場合は、既存のアプリケーションを使うほか、専用の作成ツールを使うのがおすすめです。インターネット上で無料で提供されているテンプレートを利用するのもひとつの方法です。

名簿のまとめ

名簿は企業や学校などの組織・団体の所属員、顧客、会員、イベント参加者などの情報を一覧のまとめた資料です。主に氏名、生年月日、住所、電話番号などの個人情報を記載します。個人を特定できる情報が多く含まれるため、個人情報保護法遵守の観点から、取り扱いには十分注意が必要です。

名簿の作成にあたっては利用目的を明確にするとともに、正確な情報を記載して、最新の状態を保つことが大切です。実際に文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で名簿のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。