見積書テンプレート（Word・Excel）無料ダウンロード | 取引先に数量・単価・金額などを提示

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見積書のテンプレートダウンロード

見積書について

見積書とは

「見積書（みつもりしょ）」とは、取引先に提供する商品やサービスに関する内容（数量、単価、金額など）を提示するときに使用する書類です。一般的に、取引や契約を取り交わす前段階で作成し、取引先に提出します。

見積書を提示された側は、内容を確認した上で取引するかどうかを決めます。そのまま双方が納得し、内容に合意すれば取引成立となり、契約が交わされますが、金額が折り合わないときなどに交渉が行われることもあります。

見積書を作成する際は、商品やサービスの名称、単価、数量、合計金額などの項目を記載するのが一般的です。

見積書の内容は正しく記載しましょう。特に金額の記入まちがいをしないように注意が必要です。

見積書の用途と役割

見積書の用途

見積書には法律上の作成義務はありませんが、ビジネスシーンにおいて取引内容を記録・管理したり、契約の流れを作ったりする目的で作成・発行するのが慣例となっています。

取引先にとっては、取引条件を検討し、改めて契約を交わすか否かを判断するための重要な資料です。

見積書の役割

見積書は取引の前段階で用いられる書類であり、取引をスタートさせるにあたって、重要な役割を果たすと考えられます。そのほかにも以下のような役割があります。

見積書は、取引において仮申込書のような性質もあります。書類を確認した取引先が承諾し、発注書を送付すれば契約成立です。

見積書の種類

見積書は主に次のような種類があります。

上記のほかにも、「再見積書（取引内容に変更が生じた場合などに使用）」「追加見積書（追加で依頼事項が発生した場合などに使用）」といった種類もあります。

「見積書」と「請求書」の違い

見積書と似た書類に「請求書（せいきゅうしょ）」があります。

請求書は、契約が成立し、商品やサービスを提供した側が実際その取引にかかった費用などを相手方に提示するときに使用する書類です。商品やサービスの提供を受けた側、つまり、請求書を受け取った側は、書類に記載された金額をもとに、代金を支払います。

このように、請求書は取引後に発行する書類であるのに対し、見積書は取引成立の前段階で発行する書類である点で異なります。

取引が発生した際は、代金の支払いを受けるために請求書を発行しましょう。支払金額や支払の有無を確認するときなどにも欠かせない重要書類なので、紛失しないように注意して保管します。

見積書の例文

ここでは、見積書の前文（具体的な見積内容や一覧の前に添える文章）の例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

見積書を作成する上での注意点

見積書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

必要な項目を盛り込む

見積書に法的な作成義務はなく、自由な形式で作成できますが、必要な項目は盛り込むようにしましょう。具体的には、宛て先（見積書の提出先）、見積番号、発行日、発行者情報、見積書有効期限、見積の合計金額、見積の内容（商品やサービス名・数量・金額など）、消費税などです。いずれにも該当しない場合は備考欄を活用しましょう。

記載内容に誤りがないかしっかり確認する

見積書を作成・提出しただけでは契約成立とはならいないものの、取引の前段階で使用する重要な書類であるため、記載内容に誤りがないかをきちんと確認した上で取引先に提出しましょう。特に数量や金額などの数値に記載ミスがあると、トラブルに発展するケースも考えられるので、注意が必要です。

見積の有効期限を記載する

見積書には見積の有効期限を記載するのが理想です。発注内容が同じであっても、時期によっては単価や金額が変わる可能性があるためです。また、見積の有効期限は発行日が起算日になることが多いので、発行日も併せて記載しましょう。

取引条件を明確にする

見積書には、商品やサービスの数量、単価、金額だけではなく、納品日、納品場所、支払方法などの取引条件も明記しましょう。その上で、取引する双方の認識を合致させることも重要です。

一定期間保管する

見積書は取引があった事実の証明となる証憑書類（しょうひょうしょるい）であり、法律上、一定期間の保管義務があります。保管期間は法人の場合は原則7年間、個人事業主は5年間と定められています。そのため、保管期間中に廃棄や紛失をしないように、管理体制をしっかり整えることも大切です。

見積書の良くある質問と回答

ここで、見積書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

見積書全般に関して

見積書と請求書の違いがよくわかりません。

見積書は実際に取引を行う前段階において、取引先に商品やサービスの金額などを提示する際に使用します。一方の請求書は、契約成立後、実際に提供した商品やサービスなどの費用を相手方に提示するときに使用します。請求書を受け取った側は、書類に記載された代金を支払います。

見積書はデジタルデータでも有効でしょうか？

見積書はプリントアウトしたものではなく、デジタル化した書類であっても法的には有効です。ただし、取引する双方がその見積書を正式書類と認識している場合に限ります。デジタル化する場合は、内容を簡単に書き換えられないようにPDF形式などのフォーマットを使用しましょう。

作成した見積書は相手方にどのように渡すとよいでしょうか？

見積書は取引先の担当者に直接会って、手渡しするのが理想です。ただし、先方から要望、手渡しが難しいなどのケースでは、Eメールや郵送で送付することもあります。デジタルデータで送付する場合は、元ファイルをそのまま送らず、PDF形式で保存したものを使用するなど、内容を改ざんされないように工夫しましょう。

見積書の作成に関して

見積書は必ず作成しなければなりませんか？

見積書の作成義務はなく、法律上は作成しなくても問題ありません。取引や契約条件については口頭でも伝えられますが、言った・言わないなどのトラブルを避けるためにも書面に残しておいた方が無難です。

見積書は手書きでも大丈夫でしょうか？

見積書に決まったフォーマットはないので、手書きで作成して問題ありません。ただし、どのような作成方法であっても、記載ミスに注意しましょう。

見積書の発行日はいつにするべきでしょうか？

見積書に記載する発行日は、書類を作成した年月日を記載するのが一般的です。見積書に有効期限を設ける場合は発行日を起算とするケースもあるため、必ず記載しましょう。

見積書のまとめ

見積書の作成・発行義務はないものの、ビジネスシーンでは欠かせない書類の1つです。決まったフォーマットはなく、自由な形式で作成できますが、必要な項目は盛り込むようにしましょう。文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で見積書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。