納品書テンプレート（Excel）無料ダウンロード | 取引先に対して発行する書類

無料で使える納品書のテンプレートに加え、納品書の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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納品書のテンプレートダウンロード

納品書について

納品書とは

「納品書（のうひんしょ）」とは、商品やサービスを納品した法人や個人などが、納品先（取引先）に対して発行する書類です。一般的に納品する商品やサービスに添付しますが、同梱せずに納品書だけを別送する場合もあります。

納品書には、納品先、納品した商品やサービスの数量と金額、納品場所、納品者などを記載するのが一般的です。

法律上、納品書の作成や発行の義務はありませんが、法人の場合、税法では7年間、会社法では10年間の保管期間が定められています。なお、個人事業主の場合、税法の定めにより、青色申告・白色申告の種別を問わず、5年間の保管義務があります。

納品書の作成・発行に関しては、法律上の義務はありません。ただし、ビジネスシーンでは納品書の発行は慣例になっています。納品書を発行することで、納品した側は納品の証明ができる、受け取った側は納品した商品やサービスの内容が記載通りであるかを容易にチェックできるなどの利点があります。

納品書の用途と役割

納品書の用途

納品書の発行により、納品された商品やサービスの名称、数量、金額などが注文内容と相違ないかを確認できます。また、納品書は商品やサービスが納品された、つまり取引が確かにあったことを証明できる書類の1つであるため、必要に応じて取引の有無を確認する際に使われます。

さらに、納品書は費用計上、売上計算、在庫管理、などの会計処理や、消費税の計算、税務処理などにも用いられます。

納品書の役割

納品書は、以下のような役割を果たします。

納品書に記載する項目

納品書には一般的に下記のような項目を記載します。

納品書に定められたフォーマットはありませんが、法律上の保管義務があることを考慮して、上記の項目は最低限盛り込みましょう。

「受領書」「請求書」「領収書」との違い

各取引において使われるビジネス書類には、納品書のほか、「受領書（じゅりょうしょ）」「請求書（せいきゅうしょ）」「領収書（りょうしゅうしょ）」などもあります。

受領書は、商品やサービスを受け取った側（発注者）が、注文通りに受け取ったことを示す書類です。納品書は、納品した側（商品やサービスを提供した側）が発行する書類であるのに対し、受領書は受け取った側が発行します。

請求書は、商品やサービスなどを納品した後に、納品先（取引先）にその代金を請求するために用いられる書類です。商品やサービスの名称、数量、金額などは、基本的に納品書と同一です。

領収書は、商品やサービスの代金が支払われた際に、代金を受け取った側が支払った側に対して発行します。したがって、代金の支払いの証明として使用できる書類です。

取引で使用されるビジネス書類は多岐に渡るので、用途に応じてしっかり使い分けましょう。

納品書の例文

ここでは、納品書の前文（納品の内容一覧など、本題の前に添える文章）の例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

納品書を作成する上での注意点

納品書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

必要事項を盛り込む

納品書には法律上の作成義務はなく、決まったフォーマットはありませんが、最低限必要な項目は記載しましょう。

納品書に記載するのは、納品先の名称、納品書を発行した日付、納品内容（商品やサービスの名称、数量、合計金額など）、納品書の発行者といった項目です。

記載内容に誤りがないか注意する

納品書は、基本的に見積書、発注書、請求書などとの内容が一致するはずです。

当初の契約に変更がなければ、特に数量や金額に間違いがないかしっかり確認してから発行しましょう。

納品書が正しく作成されていれば、納品先もスムーズに内容を確認できます。

商品やサービスを納品する前に送付しない

納品書は商品やサービスを納品したタイミングで一緒に送付する書類です。

したがって、誤って納品前に送付しないように気をつけましょう。

特に納品書を別送するケースでは注意が必要です。また、別送する場合は商品やサービスを納品した直後に届くように手配し、送付が遅くなりすぎないように配慮しましょう。

一定期間保管する

法律上の作成・発行義務はないものの、国税関係書類の1つに該当する納品書は、会社法や税法の定めにより、一定期間保管しなければなりません（法人の保管期間は税法で7年間・会社法では10年間、個人事業主が5年間）。

したがって、保管期間中に廃棄や紛失をしないように注意が必要です。

納品書のよくある質問と回答

ここで、納品書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

納品書全般に関して

納品書と領収書の違いを教えてください。

領収書は、商品やサービスの代金を受け取った側が支払った側に対して発行する書類です。一般的に、商品やサービスを提供した側が、その対価として代金を受領した際に発行します。代金を支払い、領収書を受け取った側は、その支払いの証明として領収書を活用できます。

納品書と受領書の違いがよくわかりません。

受領書は、商品やサービスを発注し、それらを受け取った側が、正しく受領したことを示す書類です。納品書は商品やサービスを納品した側が発行する書類であるのに対し、受領書は受け取った側が発行します。

納品された商品の数量や金額を確認したら、納品書は破棄しても大丈夫ですか？

納品書は税法や会社法で一定期間の保管が定められています。法人の場合、税法では7年間、会社法では10年間、個人事業主の場合は5年間の保管義務があるため、破棄せずきちんと保管しておきましょう。

納品書の作成に関して

納品書は必ず作成しなければならないですか？

納品書の作成は法律で義務づけられておらず、必ずしも作成、発行しなくても問題ありません。ただし、会社法や税法などで一定の保管義務が定められているため、作成するのが一般的です。

納品書は手書きで作成しても大丈夫でしょうか？

納品書は手書きで作成しても問題ありません。納品書はそもそも法律上の作成義務がなく、フォーマットも自由です。一方で、発行枚数が多い場合、手書きで作成するのは大変なため、あらかじめひな形を作成しておくのがおすすめです。一から作るのが難しい場合は、インターネット上で提供されている無料のフォーマットをダウンロードして使用するのも1つの方法です。

納品書のまとめ

納品書は作成・発行の義務はないものの、ビジネスシーンでは慣例としてよく使われる文書の1つです。必ずしも作成しなくてよい書類ですが、会社法や税法では一定期間の保管が義務づけられています。また、商品やサービスを確かに納品したという証明にもなるため、作成・発行するケースがほとんどです。文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で納品書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。