お礼状テンプレート（Word）無料ダウンロード | 相手に感謝の気持ちを伝える文書

無料で使えるお礼状のテンプレートに加え、お礼状の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
掲載しているテンプレートは会員の登録不要で無料ダウンロードしてすぐにご利用できます。

お礼状のテンプレートダウンロード

お礼状について

お礼状とは

「お礼状（おれいじょう）」とは、目上の人や取引先などをはじめ、お世話になった相手に感謝の気持ちを伝えるほか、コミュニケーションの一環として用いられる文書です。

電話や直接会ったときなどに口頭で感謝を伝えることも、もちろん大切ですが、お礼状という書面を用いることで、より気持ちが伝わったり、印象に残りやすくなります。

お礼状の作成方法に決まりはなく、手書き、PC入力のどちらで作成しても問題ありませんが、 深い感謝の気持ちを伝えたいときは、手書きがおすすめです。

お礼状の用途と役割

お礼状の用途

お礼状は、相手に対する感謝の気持ちを書面で伝える際に使用します。プレゼントやお祝いなどで頂き物をしたときのほか、ビジネスシーンでは取引先や仕事を通じてお世話になった方などへ、マナーやコミュニケーションのひとつとしてお礼状を送付します。

お礼状の役割

お礼状は、主に次のような役割を果たします。

お礼状の種類

以下は、ビジネスシーンで用いられるお礼状の例です。下記に挙げたほかにもさまざまな種類があります。

お礼状はビジネス、プライベート、個人、法人を問わず、さまざまなシーンで使われるため、種類は多岐にわたります。

お礼状を送るタイミングについて

お礼状は感謝の気持ちを伝えたいと思った時に送付するものであり、期日が厳密に定められているわけではありません。

ただし、お礼状を送るタイミングは、1週間以内が一般的なマナーとされています。なお、1週間を過ぎてしまった場合、遅くとも2週間以内にお礼状を送るのが望ましいです。

お礼状の例文

ここでは、お礼状の例文を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

お礼状を作成する上での注意点

お礼状を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

感謝の言葉を述べる

お礼状に決まったフォーマットはありませんが、感謝の気持ちを伝えるために使用する文書なので、感謝の言葉をしっかり述べることが大切です。

言葉遣いを丁寧に感謝を伝えるにいたった具体的な出来事やエピソードなどを盛り込むのもおすすめです。

言葉遣いは丁寧に

お礼状を送る相手との関係性に配慮し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。尊敬を正しく使うのも大切なポイントです。

誤字脱字に注意する

お礼状を作成する際は誤字脱字に注意しましょう。書き間違えた場合は修正ペンや修正テープなどは使用せず、一から書き直すのがマナーです。手書きで作成する際は、文字を丁寧に書くことも心がけましょう。

1週間以内に送る

お礼状は感謝の気持ちを伝えたいときに送って問題ありませんが、一般的に1週間以内に送付するのマナーとされています。

なんらかの事情で1週間を過ぎてしまった場合は、遅くとも2週間以内に送るとともに、文書内に遅れたことをお詫びする言葉を添えましょう。

お礼状のよくある質問と回答

ここで、お礼状に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

お礼状全般に関して

お礼状はどのようなときに作成・送付すればよいでしょうか？

お礼状はビジネス・プライベートシーンを問わず、幅広い用途に用いられます。例えば、ビジネスシーンでは、取引先や目上の人などからプレゼント、お祝い、お中元、お歳暮といった頂き物をした際に作成し、1週間以内に送付するのが礼儀です。

お礼状はいつ送付するべきでしょうか？

お礼状は感謝の気持ちを伝えたいと思ったタイミングで送付しましょう。締切や期日は厳密に定められているわけではありませんが、一般的に1週間以内にお礼状を送付するのがマナーとされています。1週間以内の送付が間に合わなかった場合、遅くとも2週間以内に送るようにしましょう。

お礼状を書くときはどのような紙を使うべきでしょうか？

お礼状を書くときは白無地の縦書き用の便せんの使用が適しています。横書きの便せんは、親しい人にだけ使用しましょう。また、筆記具は黒か青の万年筆、あるいは毛筆を使用するのが望ましいとされていますが、ボールペンを使っても問題ありません。葉書のお礼状は略式とされており、基本的には避けた方が無難です。

お礼状は折っても大丈夫ですか？

お礼状は手紙のひとつであるため、封筒の大きさに合わせて折っても問題ありません。封筒に入れる際は、一般的に均等に三つ折りにします。

お礼状の作成に関して

お礼状は手書きで作成した方がいいですか？

お礼状は感謝の気持ちを伝えるために使用するため、手書きが理想とされています。ただし、手書きは必須ではないので、PCで作成しても問題ありません。

お礼状は横書きでも問題ないですか？

横書きのお礼状で問題ないのは親しい間柄の相手です。取引先や目上の方などに送る際は、お礼状を縦書きで作成しましょう。また、誤字脱字のないように注意することも大切です。

お礼状を出すのが遅くなってしまった場合、どのように書いたらいいでしょうか？

お礼状の期日や締切などはありませんが、2週間以上経過するなど、出すのが遅くなってしまった場合は、挨拶が遅くなった旨をお詫びするひと言を添えるのが礼儀です。やむを得ない事情があったとしても言い訳をせずに、真摯にお詫びの言葉を述べましょう。

お礼状を作成しているときに書き間違えたらどのようにしたらいいでしょうか？

お礼状を書き間違えた際は、修正ペンなどは使用せず、初めから書き直すのが一般的です。線を引いて書き直す、あるいは修正ペン・テープを使用するのはマナー違反とされているので注意しましょう。

お礼状のまとめ

お礼状は、お世話になった相手や目上の人などに感謝の気持ちを伝える際に使用する文書です。コミュニケーションを円滑にする、相手との信頼関係を深める、良好な関係を築くといった役割も果たすので、ぜひ積極的に活用しましょう。

お礼状に決まったフォーマットや作成方法はなく、手書き、PC入力のどちらで作成しても問題ありません。ただし、目上の人に送る際は、白無地の便せんを使用し、縦書きで直筆で作成するのが理想です。実際に文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内でお礼状のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。