精算書テンプレート（Word・Excel）無料ダウンロード | 経費や支払いを会社に請求する書類

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精算書のテンプレートダウンロード

精算書について

精算書とは

「精算書（せいさんしょ）」とは、業務上発生した個別取引における経費、支払い、立替払いなどの金額を細かく計算し、会社に請求するために提出する書類です。精算書は、出張経費、交通費、宿泊費、請求書支払い、通信費など、さまざまな経費を精算する際に活用されています。

精算書には、経費が発生した日付、経費の科目、実際に支払った金額、支払先などを記載し、確実に支払ったこと証明するために領収書（領収証）を添付します。

経費精算の場合、支払ったことを証明できるものであれば、領収書代わりに使用できます。具体的な例としては、請求書、納品書、出金伝票、クレジットカード・電子マネー・ETCの利用明細、公共交通機関のICカードの利用履歴などです。

提出された精算書をもとに経理担当が内容を確認し、承認されれば、その経費が支払われ（返金され）ます。

精算書の用途と役割

精算書の用途

精算書は、業務上発生した経費や支払いなどをまとめ、会社に請求する目的で使用します。ために提出する書類です。各項目について、いつ、どこで、いくら、何のために支払ったのかを細かく記載するため、経費の使途を明確にできるメリットがあります。これにより、不正経費防止に役立ちます。

精算書の役割

精算書は以下のような役割を果たします。

精算書の種類

精算書には主に次のような種類があります。

「精算書」と「請求書」の違い

精算書と似た書類に「請求書（せいきゅうしょ）」と呼ばれるものがあります。精算書は、実際に支払った経費を精算するために会社へ提出します。一方の請求書は、提供した商品やサービスなどの代金について、顧客や取引先に支払いを求めるときに使用します。

「精算書」と「清算書」の違い

精算書と同様に‟せいさんしょ“と発音しますが、表記の異なる「清算書」と呼ばれる書類があります。表記も似ていますが、「精算」は細かく金額を計算し、処理するという意味を持つのに対し、「清算」は金銭の貸し借りの始末をつける、過去の関係に決まりをつけるなどを表す言葉である点で、それぞれ性質や用途が異なります。業務上発生した経費を精算する場合に用いられるのは「精算書」です。

清算書は、主に金銭の貸し借りに関する事柄を整理するときに用いられます。

精算書の例文

ここでは精算書の本題に入る前に記載することが多い前文の文例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

精算書を作成する上での注意点

精算書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

各項目を漏れなく正確に記入する

支払い金額、適用、支払先、支払い日といった精算書の各項目は漏れなく、正確に記入します。

記入漏れがあると正しく精算できないので注意が必要なので提出前に数字にまちがいがないかも確認しましょう。

決まったフォーマットはありませんが、記載項目をわかりやすくすることで、ミスの防止に役立ちます。

領収証（領収書）を添付する

精算書を提出する際は、支払いの根拠や証明となる領収証（領収書）の原本を添付します。そのため、紛失、破損、汚損などに注意しましょう。

領収証がない場合、レシート、請求書、納品書、出金伝票、クレジットカードや電子マネーの利用明細、ETCの利用明細、公共交通機関のICカードの利用履歴、電子取引明細書のスクリーンショットなどを代用できます。

必要に応じて上長の承認を得る

経費精算に際して上長の承認が必要な場合、精算書の該当箇所に署名と押印を依頼します。

申請内容によっては稟議書の提出も必要となるケースがあります。精算書のフォーマットはさまざまであるため、会社で定められた規定に沿って作成するのがポイントです。

提出期限を順守する

精算書は定められた期日までに作成し、提出期限を守りましょう。提出期限を過ぎた場合、申請が認められないケースもあるため注意が必要です。

精算書のよくある質問と回答

ここで、精算書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

精算書全般に関して

精算書と清算書は別の書類ですか？

精算書と清算書はどちらも“せいさんしょ”と読み、漢字表記も似ていますが、意味合いも性質も異なります。精算書は経費や支払いの金額を細かく計算し、処理するという意味を持つ書類ですが、清算書は金銭の貸し借り（債権・債務）の始末をつける、過去の関係に決まりをつける、取引を終了させるなどの目的で使用します。

精算書と請求書の違いを教えてください。

精算書は、実際に支払った経費を計算してまとめ、精算するために会社へ提出する書類です。請求書は顧客や取引先に対して、提供した商品やサービスなどの代金の支払いを求めるときに送付する書類であり、用途や使用目的が異なります。

領収証がなければ精算できないのでしょうか？

精算書を提出する際に領収証（領収書）を添付するのが原則ですが、取得が難しい場合に、別の書類で代用できます。領収用の代わりに認められるものは、レシート、請求書、納品書、クレジットカード・電子マネー・ETCの利用明細、公共交通機関のICカードの利用履歴、電子取引明細書のスクリーンショットなどです。領収証と同様に、支払い日、金額、支払い先、支払い内容などがわかる書類であることがポイントです。

精算書の作成に関して

一般的な精算書の作成方法や提出までの流れなどを教えてください。

精算書に定められたフォーマットはなく、自由な形式で作成できます。会社指定の精算書がある場合は、そのフォーマットを使用します。必要項目を記入後、領収証（もしくは代わりとなる書類）を添付して経理担当者に提出します。

精算書に提出期限はありますか？

精算書の提出期限は、当月末、月末締め翌月○日までなどと会社によって異なるため、規定に沿って作成・提出しましょう。書類の提出期限を守るのは大原則です。提出期限を過ぎると申請が認められないこともあるため注意しましょう。

高額な経費を計上する場合はどのようにすればいいですか？

高額な経費を計上するときは、所属部署の上長に事前に相談し、承認を得るようにしましょう。必要に応じて稟議書も提出します。

精算書のまとめ

「精算書」は、業務を遂行する上で発生した経費、支払い、立替払いなどの金額を細かく計算してまとめ、会社に請求するための書類です。確かに支払ったことを証明するために、領収証を添付するのが一般的です。ただし、領収証と同等の証明となるレシート、請求書、納品書、出金伝票、クレジットカード・電子マネー・ETCの利用明細、公共交通機関のICカードの利用履歴、電子取引明細書のスクリーンショットなどでも認められます。

精算書は出張経費、交通費、宿泊費など、さまざまな経費を精算する際に活用されています。それらの経費が発生した日付、経費の科目、支払った金額、支払先などの必要項目を漏れなく記入し、経理担当者などに提出します。実際に書類を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で精算書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。