始末書テンプレート（Word）無料ダウンロード | 不祥事やトラブル等を起こしてしまった時

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始末書のテンプレートダウンロード

始末書について

始末書とは

「始末書（しまつしょ）」とは、不祥事、不始末、トラブルなどを起こした従業員が作成し、会社に宛てて提出する社内向けのビジネス文書です。

始末書では、不祥事やトラブルの内容を記すとともに、謝罪や反省の言葉を述べ、再発防止を誓約します。会社側は始末書の内容をもとに、処分や懲罰の内容を検討します。

なお、始末書は会社側が業務命令あるいは懲戒処分の一環として、当該従業員に対して提出を要求するのが一般的です。

不祥事やトラブルを起こした従業員は、その内容や経緯を文書化することにより、自分の言動などを見つめ直し、反省する良い機会になります。始末書の作成は少なからず精神的なダメージを受けるので、当該従業員は同じ過ちを2度と繰り返したくないと感じるでしょう。ただし、会社側は不必要に始末書の提出を求めることはできません。

始末書の用途と役割

始末書の用途・使用目的

始末書の用途は、不祥事やトラブルを起こした従業員に反省させることだけではありません。その内容を社内で共有するとともに、適切かつスムーズな問題解決、不祥事やトラブルの再発防止などに役立てるといったことも目的としています。

なお、従業員の行動を正すため、懲戒処分の一環として始末書を提出させることもあります。

始末書の役割

始末書の主な役割は以下のとおりです。

始末書では、当該従業員が単に反省や謝罪を述べるのではなく、同じミスを繰り返さないことを誓約します。これにより、従業員の行動や意識の改善を促す効果が期待できます。

始末書の種類

始末書の提出が必要になるのは、会社からの業務命令による場合、あるいは懲戒処分によるものである場合です。ここでは、始末書の作成・提出が必要となるケースの例を紹介します。

上記のほかにも始末書の提出が必要なケースがあります。基本的には会社の要請に従いましょう。

「始末書」「顛末書」「反省文」の違い

始末書とよく似たものに「顛末書（てんまつしょ）」や「反省文」などの文書があります。

先にも述べたとおり、始末書には不祥事やトラブルの内容、反省点、謝罪の言葉、再発防止の誓約などを記載するのに対し、顛末書は不祥事やトラブルの事実関係を客観的に順序立てて報告します。したがって、顛末書で謝罪の言葉を述べる必要はありません。

なお、始末書も顛末書も会社に提出する社内文書という点では共通しています。

一方、反省文は個人的なの行動の反省や改善を促すために使用する文書です。反省文は個人で使用する報告書という位置づけであり、直属の上司に提出するのが一般的です。

始末書の例文

ここで、始末書の例文を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

始末書を作成する上での注意点

始末書の作成にあたって注意すべき点がいくつかあります。作成の際は、以下のポイントに注意しましょう。

不祥事やトラブルの内容を正直に記載する

自分が起こした不祥事やトラブルの内容を説明するときは、客観的な事実を正直に記載しましょう。遠回しな言い方をしたり、言い訳したりせず、正直に書くのがポイントです。トラブルが生じた日付、場所なども正しく記載しましょう。なお、文章量が多すぎると読みにくくなるため、内容が伝わりやすくなるように簡潔かつ過不足なく記載するのも大切です。

反省や謝罪の気持ちを素直に伝える

始末書において、不祥事やトラブルの内容をきちんと記すことも重要ですが、自分の不始末について素直に反省するとともに、謝罪の気持ちを伝えることも大切な要素です。

再発防止のための対応策についても言及する

始末書では、不祥事やトラブルの内容をする説明、反省・謝罪の言葉を述べるだけで終わりにせず、再発防止のための対応方法についても具体的に説明しましょう。対応策まできちんと記載することで、真摯に反省している姿勢もより伝わりやすくなります。

始末書の良くある質問と回答

ここで、始末書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

始末書全般に関して

始末書には法的効力がありますか？

始末書は、不祥事やトラブルを起こした従業員に非があることを証明できる書類です。つまり、法的効力があるため、裁判や紛争が生じた際に有力な証拠になります。

始末書を提出することによって、解雇されることはあるのでしょうか？

単に始末書を提出しただけで解雇されることはありません。ただし、会社によっては、始末書を何回か提出すると解雇になることを就業規則に定めている場合もあります。同じ内容で始末書を複数回提出している場合、改善の見込みがないと判断され、解雇を含む、重い懲戒処分を課せられることも考えられます。

始末書の作成に関して

始末書はPCで作成しても問題ありませんか？

始末書は手書きで作成するのが正式ですが、現在はPCでの作成が一般的です。会社でフォーマットが用意されている場合は、その書式を使用しましょう。ただし、署名は自署で行うのが基本です。

始末書を作成する際に、どのような用紙を使えばいいですか？

始末書はビジネス用の便せん（便せんがないときはレポート用紙でも可）を使い、黒インクのボールペンを使って手書きするのがマナーとされています。PCで作成する際は、A4またはB5サイズの用紙を使用しましょう。なお、提出の際は封筒に入れます。

始末書のまとめ

始末書は、不祥事やトラブルを起こした従業員が、その内容を記すとともに、謝罪や反省の言葉を述べ、再発防止を誓約するために作成します。基本的には会社側が当該従業員に対して提出を求める文書であり、始末書を書くこと自体が処分という意味合いもあります。実際に作成する際は、本記事で紹介した例文や注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で始末書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。