書類送付状テンプレート（Word）無料ダウンロード | 資料や物品等を送る際に添える書類

無料で使える書類送付状のテンプレートに加え、書類送付状の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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書類送付状のテンプレートダウンロード

書類送付状について

書類送付状とは

「書類送付状（しょるいそうふじょう）」とは、書類、文書、資料などを郵送するときに一緒に添える書類です。送付状、添え状、送り状、カバーレターといった呼び方もあります。記載内容は、送付先、時候のあいさつ文、送付するものの説明、差出人などです。

この書類送付状の添付は必須ではなく、決まったフォーマットもありません。ただし、一般的に社会的なマナーとされている点から、ビジネスシーン・プライベートを問わず、失礼があってはいけない人に書類などを送付するときは同封するのが無難です。なお、社内での書類のやり取りや、双方が合意している場合などにおいて、書類送付状を省略できるケースもあります。

先にも述べたとおり、書類送付状に定型フォーマットはありませんが、基本的にA4サイズ1枚の書類にまとめる、同封する書類や資料と合わせて先頭ページに置くなどが一般的です。また、手書きも可能ですが、ビジネスシーンではほぼPCを使い、横書きで作成します。

書類送付状の別の言い方である「カバーレター（Cover Letters）」は英語表現です。

書類送付状の用途と役割

書類送付状の用途・使用目的

書類送付状は、書類、文書、資料、物品などを送るときに同封する書類です。必ずしも同封しなければならない書類ではありませんが、そのものだけを送付するよりも丁寧なので、特にビジネスシーンにおいてはマナーの1つとされています。

それだけではなく、送付先と差出人を明確に伝える、受け取り側が送付内容に不備や漏れがないかを確認できるといったメリットがあります。

また、送付するものに対して、補足説明を加える、注意事項を明記するといったの用途にも活用できます。

書類送付状の役割

書類送付状の役割をまとめると以下のとおりです。

このように、書類送付状には主にビジネスシーンで使用される書類として、重要な役割を果たしています。

書類送付状の種類

書類送付状は、ビジネス・プライベートを問わず、さまざまなシーンで活用できる書類です。書類や文書といった紙媒体以外の物品（例：USBメモリ、CD-R、DVD-R、商品サンプルなど）を送付するときにも、もちろん使用できます。書類以外のものを送付する場合は、タイトルを「送り状」「添え状」などと記載すれば違和感がないでしょう。

書類送付状の添付は必須ではないものの、ここでは特に添付すべきだと考えられるシーンを紹介します。

先にも述べましたが、作成した書類送付状を添付する際は、同送する書類や資料の先頭ページに置くのが一般的です。

書類送付状が不要なケース

書類送付状は、書類や資料などを郵送やFAXで送付する際に同封するのが一般的です。したがって、Eメールで送付する、直接手渡すといったケースでは書類送付状の添付は不要といえます。

ちなみに、郵送やFAXの場合でも、合理化、簡略化、省手間、省資源といった観点から、書類送付状を省略する場合もあります。

書類送付状に記載する項目

書類送付状に決まったフォーマットはありませんが、ある程度記載すべき項目が決まっています。書類送付状を作成する際は、以下の項目を記載しましょう。

上記の項目はすべてが必須というわけではなく、必要に応じて調整しても問題ありません。

書類送付状の例文

ここで、書類送付状の例文を使用シーン別に紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

書類送付状を作成する上での注意点

書類送付状のフォーマットに決まりはないものの、作成にあたって注意すべき点がいくつかあります。作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

送付先情報にまちがいがないか

まずは、送付物の宛先情報にまちがいがないか、送付前にしっかり確認することが重要です。相手に失礼のないように、誤字脱字がないかもチェックしましょう。

送付物の内容を明確かつ正確に記載する

何をいくつ送付するのかを明確かつ正確に記載します。送付物の内容を箇条書きで一覧にまとめると見やすいです。

必要に応じて補足説明や注意事項を明記する

送付物の内容について、補足説明、注意事項、特筆すべき事柄などがあれば、書類送付状内に記載します。その際、できるだけ簡潔に文章を書くようにし、長くなりすぎないように配慮しましょう。

連絡先を記載する

発信元の正しい情報を記載し、誰が差出人であるか明確にしましょう。連絡先をきちんと記載することで、相手側も安心します。

書類送付状の良くある質問と回答

ここで、書類送付状に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

書類送付状全般に関して

書類送付状は必ず添付しなければならないのでしょうか？

書類送付状の添付は必須ではありません。必ずしも添付する必要はないものの、ビジネスマナーの1つとされており、書類や資料などを送る際に同送するのが一般的です。

書類送付状を同送する場合、入れる順番はありますか？

書類送付状は、一緒に送付する書類、文書、書類などの先頭に置くのが慣例です。書類送付状がインデックスのような役割を担うという点からも、先頭ページとして添付しましょう。

特にビジネスシーンでは書類送付状を使用するのが一般的ですが、不要な場合もありますか？

書類送付状は書類や資料などを郵送やFAXで送付する際に使用するので、Eメールでの送付、直接手渡しなどの場合は不要です。また、合理化する意味で、郵送やFAXであっても、書類送付状を省略するケースがあります。

書類送付状の作成に関して

書類送付状は手書きでも問題ないでしょうか？

書類送付状は手書きでも問題ありませんが、PCで作成した方が読みやすい場合もあります。インターネット上で提供されている無料のテンプレートを活用するのもおすすめです。

書類送付状を作成する際に、複数ページになっても大丈夫でしょうか？

書類送付状はA4サイズ1枚程度にまとめるのが理想です。ただし、補足説明や注意事項の記載などでやむを得ず複数ページにあることも考えられます。その際は、ページ番号を付けるのがおすすめです。

書類送付状に担当者の押印は必要ですか？

書類送付状に、作成した担当者の印鑑を押す必要はありません。

書類送付状のまとめ

書類送付状の作成や添付は必須ではありませんが、社会人のマナーという観点から、送付物と一緒に送付するのが無難です。重要なビジネス文書や資料を送付する、就職活動や求人応募で履歴書や職務経歴書などを企業宛てに送るといった場合には、書類送付状は欠かせません。実際に作成する際は、本記事で紹介した例文や注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で書類送付状のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。