出勤簿テンプレート（Word・Excel）無料ダウンロード | 社員の出退勤を記録して勤怠を把握

無料で使える出勤簿のテンプレートに加え、出勤簿の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
掲載しているテンプレートは会員の登録不要で無料ダウンロードしてすぐにご利用できます。

出勤簿のテンプレートダウンロード

出勤簿について

出勤簿とは

「出勤簿（しゅっきんぼ）」とは、従業員（労働者）の出勤日、労働時間、労働日数、休憩時間、出勤および退勤の時刻などを記録する帳簿です。これらの項目を正しく記録することより、雇用主が従業員労働時間を正確に把握することを目的に使われています。

出勤簿を記載する対象者となるのは、基本的に全従業員です。正社員、契約社員、パート、アルバイトといった雇用形態は関係ありません。

出勤簿には決まったフォーマットがないため、手書きで作成することも可能です。

出勤簿は法定三帳簿のひとつに数えられます。法定三帳簿とは、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の3つをいいます。労働基準法の定めにより、法定三帳簿の作成はもちろん、一定期間（5年間）の保存が義務づけられています。そのため、退職した従業員であっても、出勤簿の保管が必要です。

出勤簿の用途と役割

出勤簿の用途・使用目的

出勤簿は、雇用主がすべての従業員の正しい労働時間や日数を把握するともに、適切に管理することを目的に使用されます。これらを適切に管理することにより、労働基準法に定められた労働時間や日数が守られているかをチェックできるので、法令違反の防止につながるという利点もあります。

なお、先にも述べたとおり、出勤簿は法定三帳簿であるため、会社の規模や業種にかかわらず、作成と保管が義務づけられています。したがって、法令を遵守するという意味でも、出勤簿の整備は欠かせません。

出勤簿の役割

出勤簿の役割をまとめると以下のとおりです。

雇用主が法令を遵守し、全従業員の労働状況を正確に把握し、それに合った適切な給与を支払うために、出勤簿は重要な役割を果たしているといえます。

出勤簿の種類

出勤簿には主に次のような種類があります。

勤怠管理専用システムや表計算ソフトなどを活用すると、集計や管理がしやすいメリットがあります。

なお、手書きで作成しても問題はないものの、記入ミス・漏れ、不正などの恐れがある形式のため、ほかの種類に比べると客観性や信頼性に欠けるのが難点です。

勤怠管理に特化した専用のシステムを使うと、労働時間を自動的に記録できるほか、客観性や正確性も高まります。

出勤簿とタイムカードの違い

出勤簿によく似たものにタイムカードがあります。両方とも従業員の労働時間や日数を管理するために使われますが、客観性や信頼度の高さ、使用目的といった点において異なります。

一番の違いは、出勤簿が法定三帳簿のひとつであり、作成と一定期間の保管が義務づけられている点です。これに対し、タイムカードにはそうした義務がありません。

タイムカードが出勤簿の役割も兼ねている場合、タイムカードに記載されている情報が事実であるか、客観的な証明が難しいため、作業日報などと照らし合わせて内容を精査する作業が求められます。こうしたことから、出勤簿代わりにタイムカードを使用するのは困難だといえるでしょう。

出勤簿とタイムカードのどちらを採用するか、会社の規模、業種、従業員の労働状況などを考慮して決めましょう。

出勤簿に記載するべき項目

決まったフォーマットのない出勤簿は自由に作成できますが、記載するべき項目はあります。ここで、出勤簿に必要な項目を解説しますので、文書作成の際の参考にしてください。

出勤簿を作成する上での注意点

出勤簿のフォーマットに定めはないものの、作成にあたっては注意すべき点がいくつかあります。作成する際は以下のポイントに注意しましょう。

対象はすべての従業員

出勤簿は、正社員、契約社員、パート、アルバイトといった雇用形態にかかわらず、すべての従業員が対象となります。そのため、抜けや漏れがないように作成しましょう。

必須項目を記載する

出勤簿には必ず記載しなければならない項目があります。出勤日、労働日数、日別の労働時間数と出退勤の時刻、休憩時間、時間外・深夜・休日労働を行った日付・時刻・時間数などが該当します。

記載ミスや不正を防ぐための工夫をする

出勤簿は労働基準法で定められた整備義務のある帳簿です。したがって、客観性や信頼性が高いものでなければなりません。出勤簿の記入にあたっては、従業員の自己申告に基づくケースが多いですが、記載ミスや不正のリスクもあるため、第三者によるチェック体制を整えたり、データへのアクセス制御を施したりするなどの対策も必要です。

一定期間保管する

出勤簿は法定三帳簿であり、作成および一定期間（5年間）保管することも義務づけられています。この義務を怠った場合は法令違反となり、罰金が科せられるので注意しましょう。なお、保存期間中の紛失や廃棄も法令違反にあたるため、処罰の対象となります。

出勤簿の良くある質問と回答

ここで、出勤簿に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

出勤簿全般に関して

出勤簿は必ず作成しなければならないのでしょうか？

出勤簿、労働者名簿、賃金台帳は法定三帳簿と呼ばれ、規模や業種などにかかわらず、すべての会社に作成・保管が義務づけられています。したがって、出勤簿の作成は必須であり、作成しない場合は法令違反となります。保管期間は5年間とされており、退職した従業員であっても、最終出社日から一定期間は出勤簿の保管が必要です。

出勤簿を整備しないとどうなりますか？

出勤簿の作成・保管は法令で定められた義務であるため、整備しない場合は法令違反となります。出勤簿を含む法定三帳簿を整備していないと、30万円の罰金が科せられるため注意しましょう。

正社員以外でも出勤簿は必要ですか？

出勤簿の対象になるのは、雇用形態にかかわらず、すべての従業員です。ただし、派遣社員の場合は派遣先ではなく、派遣元の会社が作成した出勤簿に記入するのが一般的です。

出勤簿とタイムカードは同じものですか？

出勤簿とタイムカードは似ていますが、信頼度や使用目的が異なるため、厳密には同じものとしては扱われません。出勤簿は法令で定められた作成義務があるのに対し、タイムカードにその義務はありません。また、客観性や信頼性は出勤簿の方が高くなります。こうした点から、出勤簿とタイムカードは似て非なるものであり、タイムカードを出勤簿に代用するのも不適切といえます。

出勤簿の作成方法に関して

出勤簿は手書きで作成しても問題ないでしょうか？

出勤簿は手書きでも問題ありませんが、記載ミスや不正が起こりやすいなどの点から、客観性や信頼性に欠けるデメリットがあります。

出勤簿は手書きする以外に、どのような作成方法がありますか？

出勤簿を作成するときは、勤怠管理に特化した専用システムや、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを活用するのもおすすめです。手書きよりもデータ管理や集計がしやすく、客観性や信頼性が高まるメリットもあります。

出勤簿を作成する際に記載すべき項目を教えてください。

出勤簿には、該当する従業員の氏名や部署名のほか、出勤日、労働日数、出退勤時刻、　労働時間数、休憩時間、時間外労働の日付・時刻・時間数、深夜労働（22時～翌5時）の日付と時刻・時間数、休日労働の日付と時刻・時間数などを記載します。

出勤簿のまとめ

法定三帳簿のひとつに数えられる出勤簿は、作成が義務づけられています。雇用形態にかかわらず、すべての従業員が対象となる点もふまえて、きちんと整備しましょう。さらに、作成した出勤簿は、5年間保管の義務もあります。退職した従業員も対象になるため、誤って廃棄することのないよう注意が必要です。

なお、出勤簿のフォーマットに定めはありませんが、法令で定められた必須事項を記載する必要があります。作成の際は、本記事で紹介した注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で出勤簿のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。