提案書テンプレート（Word）無料ダウンロード | 抱えている問題や課題の解決に向けて

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提案書のテンプレートダウンロード

提案書について

提案書とは

「提案書（ていあんしょ）」とは、取引先あるいは自社が抱える問題や課題を解決するために、取り組むべき事柄や解決方法をまとめ、提案する際に使用する書類です。

社外のクライアントや取引先に対しては、問題解決に役立つ商品やサービスを紹介する営業ツールともいえます。

提案書には、タイトル（件名）、問題点、問題解決に向けての提案内容（必要な商品やサービス）、問題解決により得られるメリットや成果、必要経費などを記載します。

提案書はビジネスシーンにおいて「RFP」と呼ばれることもあります。RFPは英語の「Request For Proposal」の略で、直訳すると「提案依頼書」という意味です。主にシステムの開発や導入などのシーンで用いられます。

提案書の用途と役割

提案書の用途

提案書は、取引先あるいは自社が抱える問題や課題解決の方法をまとめて提案するときに使用します。

社外に対しては、自社の商品・サービスがクライアントや取引先の問題解決に役立つことをPRできます。

提案書の役割

提案書には次のような役割があります。

提案書の種類

提案書は大きく分けて「社内向け」「社外向け」の2種類があります。さらに、次のようなシーンで使われます。

社内向け

社外向け

提案書は一方的に作成するのではなく、提出先のニーズに合う内容であることも大切です。

「提案書」と「企画書」の違い

提案書と似た書類に「企画書（きかくしょ）」があります。両者はよく似ており、企画書を提案書と呼ぶこともありますが、厳密には意味合いが異なります。

提案書は、自社内あるいはクライアントの問題や課題解決に役立つアイデアや方法を提案する書類です。大まかな方向性を示すために使用するものであり、実現に向けた具体的なフローは、提案が承認された後で検討します。

一方の企画書には、具体的なアクションプランを盛り込まれているのが特徴です。提案内容やアイデアが目に見える形になっているため、プランがよりイメージしやすく、実行に移すために必要とされる書類です。

提案書の例文

ここでは、提案書の前文（詳細内容の前に添える文章）の例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

提案書を作成する上での注意点

提案書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

問題点や課題を正しく把握する

提案書では問題や課題の解決方法をまとめ、提案するために使用します。

そのためには、自社あるいは社外のクライアントや取引先が抱える問題、課題、ニーズなどを正しく把握することが大切です。

個々の問題だけでなく、業界全体の課題についても情報を収集し、整理しておくことでヒントを得られたり、より広い視野で解決策を講じられることもあります。

客観的な数値やデータを用いて説明する

問題や課題解決策を提案する際は、文書内でその根拠をしっかりと説明しましょう。

事前に客観的な数値やデータを用いて、入念に分析しておくことも大切です。

具体的かつ正確なデータを示すことで、提案内容の信頼性や説得力が増します。

実現可能な解決策を提案する

提案書では実現可能な問題解決策を示しましょう。

提案内容が実現不可能なもの、非現実的なものは言うまでもありませんが、具体性に乏しい提案もNGです。

実現性の高い内容であることを示すのはもちろんですが、過去の実績、必要な費用や時間などを併せて記載すると、相手に安心感を与えられます。

問題を解決して得られる効果（メリットや利益）を示す

提案書には、問題点やその解決策を記載するだけでなく、問題を解決することで得られる効果を示すことも重要です。

提案書に示された解決策を採用することにより、どのようなメリットや利益がもたらされるのかを具体的に説明しましょう。

誰が読んでもわかりやすい文章で書く

提案書に限ったことではありませんが、難しい内容になりがちなビジネス文書は、できるだけシンプルに、誰が読んでもわかりやすく書くのがポイントです。

専門用語を乱用せず、まぎらわしい表現（二重否定、重複表現など）や過剰な敬語などを避け、相手が理解しやすいようにわかりやすい言葉を使って文書を作成しましょう。

相手が読みやすく、伝わりやすいデザインにする

提案書の内容がいくら良くても、相手が読みにくいと感じれば、中身が伝わりにくくなります。

そのため、読み手の立場に立って、読みやすさ、視認のしやすさに配慮したデザインにすることも大切です。

必要に応じて、文字のフォントや大きさ、文字間、行間なども調整しましょう。

提案書のよくある質問と回答

ここで、提案書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

提案書全般に関して

提案書と企画書の違いを教えてください。

提案書は、社内外の問題や課題解決に役立つアイデアや方法を提案するときに使用する書類です。記載する内容は大まかな方向性であり、実現に向けた具体的なフローは提案書が承認された後で検討するのが一般的です。一方、企画書には具体的なアクションプランが盛り込まれており、提案内容やアイデア、プランをよりイメージしやすく、実行に移すためには欠かせません。両者はよく似ていて、同義で使われることがあるものの、厳密にはこのような違いがあります。

良い提案書とは、どのような提案書でしょうか？

提案書では、提案する内容がなぜ問題や課題解決につながるか、その根拠を具体的に示すことが大切です。根拠を説明するために客観性のある数値やデータなどを用いると信頼度が高まり、相手方も納得しやすくなります。このような点を意識して作成することで、よい良い提案書に仕上がります。

提案書の作成に関して

提案書には、どのような内容を盛り込むべきでしょうか？

提案書には、現状（問題点や課題）、相手のニーズ（どのような改善を望んでいるか）、課題解決策とその根拠、課題解決によるメリットなどを盛り込みます。社外のクライアントに提案する際に、課題解決策として自社製品やサービスを紹介する場合は、他者との差別化ポイントも示すとベターです。

提案書はどのような流れで書けばよいですか？

提案書を作成する際は、まず、提案にいたった目的や背景を明確にしましょう。その上で具体的な提案内容を示し、問題が解決することでどのようなメリットや利益やあるのかを説明しましょう。必要に応じて、問題解決に必要な費用や時間なども記載しましょう。

提案書を作成するときの重要なポイントを教えてください。

提案書で最も重要なのは、問題や課題の解決策がしっかりと記載されていることです。
加えて、その内容が相手のニーズに合致したものであるのがベストです。客観的な数値やデータを用いてしっかりと分析し、実現可能かつ有用性のある内容を提案しましょう。

提案書のまとめ

提案書は、取引先あるいは自社が抱える問題や課題解決に役立つ方法をまとめ、提案する際に使用する書類です。フォーマットの定めはなく、自由な形式で作成できますが、良い提案書を作成するにはちょっとしたコツが必要です。実際に書類を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で提案書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。