顛末書テンプレート（Word）無料ダウンロード | 仕事上のミスや不祥事を会社に報告する文書

無料で使える顛末書のテンプレートに加え、顛末書の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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顛末書のテンプレートダウンロード

顛末書について

顛末書とは

「顛末書（てんまつしょ）」とは、仕事上でミス、トラブル、不祥事などの問題が発生した際に詳しい内容などを記載し、会社に報告するために使用する文書です。

顛末書には、問題が発生した日時、場所、詳しい内容経緯、問題の原因、現在の状況、今後の再発防止策などを記載します。このように、起きた問題を客観的に記録する、問題の原因を分析する、再発防止策を講じるほか、社内に提出し、関係者と認識を共有することも顛末書の目的です。

顛末書は一般的に社内で使用するビジネス文書です。ただし、問題の内容により、社外の取引先などに提出するケースもあります。

顛末書の用途と役割

顛末書の用途

顛末書は、仕事上で生じたミス、トラブル、不祥事などの問題を客観的に記録し、社内の関係者に報告・共有するために使用します。また、問題の原因を分析し、特定することにより、再発防止にもつながります。

問題の内容により、顛末書を謝罪文として使用するケースもあります。この場合、きちんと謝罪の言葉を述べ、反省の気持ちを伝えることが大切です。

顛末書の役割

顛末書は以下のような役割を果たします。

顛末書の種類

顛末書は以下のようなケースで使用されます。さまざまなシーンで活用されるため、顛末書尾の種類は豊富です。

仕事上のミス・トラブルの顛末書

不祥事・違反の顛末書

事故の顛末書

「顛末書」と「始末書」の違い

顛末書と似た書類に「始末書（しまつしょ）」があります。顛末書は、ミスやトラブルなどを客観的に記録し、報告するために使用します。基本的には問題の経緯を説明し、関係者と情報共有するのが目的です。

一方、始末書はミスやトラブルなどへの謝罪が主たる目的であるという点で異なります。謝罪に加えて、同じ過ちを繰り返さないように再発防止に努めることも誓約します。

顛末書の例文

ここでは、顛末書の冒頭に記載する前文の例文を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

顛末書を作成する上での注意点

顛末書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

客観的な事実のみを書く

実際に起きたミス、トラブル、不祥事などについて、客観的な事実のみを記載します。推測や私見などを書くと混乱するので避けましょう。

具体的な内容を書く

問題の内容はできるだけ具体的に記載します。ただし、あまり長すぎる文章は読みにくくなるため、簡潔かつ過不足なく記載するのがポイントです。

社内規定で書き方が定められている場合は、それにしたがいます。

誤字脱字に注意

顛末書に限ったことではありませんが、ビジネス文書を作成する際は誤字脱字に注意し、正確に記載しましょう。

署名・押印をする

顛末書には署名および押印が必要です。書類作成後、自筆で署名し、忘れずに押印しましょう。なお、押印は認印で構いません。

迅速に作成する

顛末書の提出には厳密な期限はありませんが、トラブルや不祥事などの問題が発生した際は、可能な限り速やかに作成するのが理想です。

時間が経つと忘れてしまうこともあるため、記憶が新しいうちに作成しましょう。

顛末書のよくある質問と回答

ここで、顛末書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

顛末書全般に関して

顛末書はどういった場合に作成・提出するのでしょうか？

顛末書は、仕事上でミス、トラブル、不始末、不祥事などを起こした際に作成し、問題の詳細を報告するために会社に提出します。問題の内容によっては、社外に提出するケースもあります。

顛末書と始末書の違いを教えてください。

顛末書と始末書は、どちらも仕事上でミスやトラブルなどの問題が起きた際に使用しますが、顛末書が客観的事実を記録・報告し、関係者と情報共有するのが目的であるのに対し、始末書は問題への謝罪に主眼が置かれています。始末書では謝罪に加え、同じ過ちを繰り返さないよう再発防止に努めることを誓約する旨を盛り込むのも特徴です。

顛末書を提出するときは、手渡しがいいでしょうか？

重要なビジネス文書のひとつである顛末書は、提出先に直接手渡しするのがベストです。電子メールなどで、データファイルでの提出が認められている場合でも、紙に印刷して、書類として提出する、保存するといいでしょう。

顛末書の作成に関して

顛末書の作成は義務でしょうか？

会社から顛末書の提出を求められた場合、基本的にしたがいましょう。顛末書を提出したからといって、ただちに処分されることはありません。なお、提出を拒否した場合、就業規則違反になるケースもあります。ちなみに、就業規則に明記すれば、業務命令によって顛末書の提出を強制することが可能です。さらに、業務命令違反の際の罰則や処分内容を明記することで、顛末書提出拒否が懲罰の対象となります。

顛末書は手書きで書いた方がいいでしょうか？

顛末書の作成方法に決まりはなく、手書きでもパソコンで作成しても問題ありません。会社で指定がある、定型フォーマットが用意されているなどの場合は、それにしたがいましょう。なお、心からの謝罪や反省の気持ちを伝えたいときは、手書きがおすすめです。

顛末書に押印は必要ですか？

顛末書を作成するときは、署名に加えて押印するのが一般的です。このときの押印は認印の使用で問題ありません。押印することにより、正式な文書であることを証明できます。

顛末書のまとめ

顛末書は、仕事上で生じたミス、トラブル、不始末、事故、不祥事といった問題の詳細を記録し、会社に報告して関係者と情報共有する目的で使用します。当事者の反省を促す側面もありますが、再発防止策を検討することで、社内で同じ過ちを繰り返さないようにする、同様のトラブルを未然に防ぐなどの役割も果たします。

顛末書と似た始末書は、同様に問題が起きた際に使用する書類ですが、顛末書に比べて、より謝罪や反省の弁を述べることに重きが置かれています。そのため、両者を使い分けることが必要です。会社から指定された場合はそれにしたがいましょう。

なお、顛末書には定められたフォーマットはなく、手書きあるいはPC入力のどちらで作成しても問題ありません。文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で顛末書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。