注文書テンプレート（Word・Excel）無料ダウンロード | 商品やサービスを購入する側（注文者）が販売者に対して提出する書類

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注文書のテンプレートダウンロード

注文書について

注文書とは

「注文書（ちゅうもんしょ）」とは、商品やサービスを購入する側（注文者）が、その販売者に対して提出する書類です。

注文書には、注文者・受注者双方の情報（会社名、担当者、住所、電話番号など）に加えて、注文する商品やサービスの名称、数量、単価、金額などを記載します。さらに、取引条件（代金の支払方法、納期など）も明記します。

こうした内容を書面に残すことにより、注文者・受注者双方の権利義務が明確となり、トラブルや紛争防止に役立ちます。

注文書は少なくとも5年間の保管義務があります（法人・個人によって異なる）。取引が終わってもすぐに廃棄せず、定められた期間は保存しておきましょう。

注文書の用途と役割

注文書の用途

商品やサービスなどを購入する際に使用します。購入したい商品やサービスの名称、数量、単価、金額などを記載し、販売者に通知することにより、取引が進められます。

また、支払方法、納品方法、納期といった取引条件も明記することにより、注文者・受注者、双方の認識を一致させられるため、円滑な取引やトラブルの防止などに役立ちます。

注文書の役割

注文書は次のような役割を果たします。

注文書の種類

注文書には、商品やサービスの名称、単価、数量、金額、取引条件などが記載された一般的な注文書のほかに、以下のような種類もあります。

「注文書」と「発注書」の違い

注文書に似た書類に「発注書（はっちゅうしょ）」があります。
どちらも商品あるいはサービスを注文する際に使われる書類ですが、注文書は加工や制作の必要がない有形の商品を注文する場合、発注書は無形のサービス、注文者の希望に合わせた加工や製作など作業を注文する場合、金額が高額な場合に使われる傾向があります。

注文書も発注書も、基本的に用途は同じです。金額により、収入印紙が必要になる場合もあります。

注文書の例文

ここでは、注文書に記載する前文の例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

注文書を作成する上での注意点

注文書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

必要事項を記載する

注文書には、注文者および受注者の情報（社名、住所、電話番号、担当者名など）、注文する商品やサービスの名称、数量、単価、金額、取引条件（支払方法、支払期日、納期、納品先ほか）などを記載します。
また、必要に応じて、注文日、注文書番号、注文キャンセルの条件といった内容も加えます。

正確な内容を記載する

注文書の内容は正確に記載しましょう。商品やサービスの名称はもちろん、数量や金額に誤りがあると、取引する上でトラブルにつながることもあります。
また、記載漏れがないようにも注意しましょう。さらに、注文書と見積書の内容が一致しているかの確認も必要です。

一定期間保管する

注文書は一定期間の保管が義務づけられています。法人の場合は7年（欠損金が生じた事業年度は10年となるケースもあり）、個人事業主は5年です。
保管期間中に誤って廃棄したり、紛失したりしないように注意しましょう。

商品やサービスの注文は口頭でも可能ですが、注文書という形で書面に残すのが理想です。書面に残して注文者・受注者双方の認識を一致させることで誤解を防ぎ、お互いの権利義務を明確化できます。

注文書のよくある質問と回答

ここで、注文書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

注文書全般に関して

注文書はEメールで送付しても大丈夫でしょうか？

注文書はEメールで送付しても問題ありません。FAXも同様です。ただし、重要な取引の場合はEメールやFAXの使用は避け、書類を郵送するのが理想です。

注文書と発注書の違いを教えてください。

注文書、発注書はどちらもサービスを注文する際に使われる点で共通しています。基本的に用途は同じですが、注文書は加工や制作が不要な有形の商品、発注書は無形のサービス、加工や製作など作業を注文する場合、金額が高額な場合に使われる傾向があります。

注文書に決まったフォーマットはありますか？

注文書に決まったフォーマットはなく、自由に作成できます。ただし、記載すべき項目はきちんと盛り込みましょう。なお、会社指定のフォーマットがある場合はそちらを使用します。一から作成する場合は、インターネット上で公開されているテンプレートを利用するのもひとつの方法です。

下請法の適用を受ける取引では注文書の作成が義務づけられていると聞きました。具体的にはどのような取引ですか？

下請法（下請代金支払遅延等防止法）の適用を受ける取引は、製造委託、修理委託、役務提供委託、情報成果物作成委託などです。注文書を作成する際は、下請業者が請け負う金額、工期、支払期限などの記載も必要です。

注文書の作成に関して

注文書は必ず作成しなければなりませんか？

商品やサービスの注文は口頭でも可能です。また、注文書自体も法的に義務付けられてはいません（ただし、下請法の適用を受ける取引は除く）。

注文書を作成するメリットを教えてください。

注文書を作成することにより、取引の内容が明確になり、注文者・受注者の双方が認識を共有できます。取引の証拠書類となり、トラブル防止にも役立ちます。また、注文書には金額や取引条件などが記載されており、請求処理がスムーズにできるのもメリットです。

注文書を作成する際に、どのような項目を記載すればいいでしょうか？

注文書には、注文者および受注者の基本情報（社名、住所、担当者など）、商品やサービスの名称、単価、数量、金額、取引条件（納期、納品場所、支払方法、支払期日、納期など）といった内容を記載します。さらに、必要に応じて注文書番号を付与したり、検収方法、検査方法、返品やキャンセルの条件なども加えます。

注文書を作成する際の注意点を教えてください。

注文書を作成する際には、内容を漏れなく正確に記載するのに加え、誤字脱字にも注意しましょう。なお、作成した注文書は、一定期間の保管が必要です。法人の場合は7年（あるいは10年）、個人事業主は5年の保管期間が定められているので、途中で紛失や廃棄しないように注意しましょう。

注文書のまとめ

注文書は、商品やサービスを注文する側が販売者に対して提出する、取引に必要な書類です。注文書には必要な項目を漏れなく正確に記載します。注文する商品やサービスの名称、数量、単価、金額などのほか、納期、支払方法、支払期日といった内容も記載するのが一般的です。

注文は口頭でも可能なため、注文書の作成は義務ではありませんが、書面に残すことによって取引の内容が明確になり、トラブルや紛争防止に役立ちます。

なお、製造委託、修理委託、役務提供委託、情報成果物作成委託などの下請法の適用を受ける取引では注文書の作成が義務づけられています。実際に文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で注文書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。