発注書テンプレート（Word・Excel）無料ダウンロード | 商品やサービスの発注者が受注者に対して差し出す書類

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発注書のテンプレートダウンロード

発注書について

発注書とは

「発注書（はっちゅうしょ）」とは、商品やサービスの発注者が、受注者に対して差し出す書類です。

発注書には、発注者と受注者それぞれの基本情報（会社名、担当者、住所、電話番号など）、注文内容（商品やサービスの名称、数量、単価、金額）、取引条件（代金の支払方法、納期など）を記載するのが一般的です。

発注書は高額な商品やサービスの注文、作業や加工などが必要な場合、下請法に基づく取引などで用いられます。

発注書の用途と役割

発注書の用途

発注書は、商品やサービスなどを発注する際に、その名称、数量、単価、金額などを記載し、受注者側（販売者）に通知するために使用します。これにより、取引内容が明確になります。

発注書は一部の取引を除いては、必ずしも発行しなくても問題はありません。ただし、トラブルや紛争に発展した時の証拠にならないため、円滑な取引を進めるという意味でも、発注書という形で書面に残すのが理想です。

発注書の役割

発注書は次のような役割を果たします。

発注書の種類

発注書には次のような種類があります。

発注書はそのほかにも、納品指示、返品・交換依頼、原価見積依頼などの用途でも用いられます。

「発注書」と「注文書」の違い

発注書に似た書類に「注文書（ちゅうもんしょ）」があります。基本的にどちらも同義で使用されますが、業界によっては使い分けられています。

また、発注書は高額な商品やサービスの取引、無形の役務・サービスの提供などの際に使われるケースが多く見られます。一方、注文書は金額が大きくない有形の商品やサービスを発注する際に使われるのが特徴です。

発注書の例文

ここでは、発注書に記載する前文の例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

発注書を作成する上での注意点

発注書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

必要事項を漏れなく正確に記載する

発注書には、発注者情報、受注者情報、品名、数量、単価、金額、取引条件（支払方法、支払期日、納期、納品先）、発注日、発注書番号といった項目を記載します。

記入漏れがないようにするのはもちろん、内容を正確に記載することも大切です。特に数字（数量、単価、金額）にまちがいがないか、送付する前にしっかりチェックしましょう。

発注書と見積書の内容が一致しているか確認する

発注書と見積書と内容が一致しているかの確認も必要です。 特に、品名、数量、単価、納期、取引条件（支払方法など）に相違がないかチェックしましょう。

下請法が適用される取引の場合、法律で定められた項目を記載する

下請法（下請代金支払遅延等防止法）が適用される取引の場合、必ず発注書を発行しなければなりません。

また、委託日、納期、検査完了期日、請負代金の金額・支払期日・減額方法、検査（検品）方法など、法律で定められた記載事項も盛り込みます。

なお、下請法が適用される取引は、物品の製造委託、情報成果物委託、役務提供委託、修理委託などです。

保管義務がある

取引関連書類である発注書は、法律で一定期間保管することが定められています。
法人は7年、個人事業主は5年です。定められた期間は廃棄や紛失に注意して、大切に保管しましょう。

発注書のよくある質問と回答

ここで、発注書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

発注書全般に関して

発注書と注文書の違いを教えてください。

発注書と注文書はどちらも取引で使われる書類であり、呼び方は異なりますが、用途は同じです。ただし、業界によっては両者を使い分けています。なお、発注書は高額の取引、製作や加工などのサービス提供などに多く使われます。これに対し、注文書は追加の制作や加工などが不要な有形の商品の取引で使用されます。

発注書と見積書の違いを教えてください。

発注書は商品やサービスを発注（注文）する際に作成し、販売者に送付する書類です。一方、見積書は契約成立前に販売者が商品やサービスの価格を提示するために使用する書類であり、見積書の内容をもとに、発注者が発注書を作成します。発注書を作成する際は、見積書の内容と一致しているかを確認することも大切です。

発注書は廃棄しても大丈夫ですか？

発注書は取引関連書類にあたるため、法律で一定期間の保管が定められています。したがって、すぐに廃棄するのはNGです。発注書の保管期間は、法人が7年間、個人事業主は5年間です。

発注書の作成に関して

発注書は作成義務がありますか？

発注書には作成義務はなく、商品やサービスの発注は口頭でも可能です。ただし、トラブルや紛争に発展した際の証拠にならないため、書面で残すのが理想です。なお、物品の製造委託、情報成果物委託、役務提供委託、修理委託といった下請法の適用を受ける取引では発注書の作成が義務づけられています。これらの取引に該当する場合は、法の定めにもとづき、発注書を作成する必要があります。発注書を作成しない場合、下請法違反となる可能性があるので注意しましょう。

発注書を作成する際はどのような項目を盛り込むべきでしょうか？

発注書には、発注者情報（社名、住所、担当者など）、受注者情報（社名、住所、担当者など）、商品やサービスの名称、単価、数量、金額、取引条件（納期、納品場所、支払方法、支払期日、納期など）、発注日、発注番号といった項目を記載します。

発注書に押印は必要ですか？

発注書に、発注者が押印するのが慣例となっていますが、法律で定められているわけではなく、必須ではありません。押印がないからといって、取引が無効になることもありません。

発注書に収入印紙の貼り付けは必要ですか？

収入印紙は原則貼り付けなくても大丈夫です。ただし、契約書としての効力を持つ場合や、取引金額によっては必要な場合もあります。

発注書のまとめ

発注書とは、商品やサービスなどを発注する際に使用する、取引書類です。発注者が受注者に対して差し出します。発注書の作成は義務ではありませんが、ビジネスシーンでは慣例としてよく使用されます。発注書という形で取引内容を書面に残すことにより、トラブルや紛争の防止に役立ちます。

発注書の作成義務はないものの、物品の製造委託、情報成果物委託、役務提供委託、修理委託などの下請法の適用を受ける取引においては、法律で作成が義務づけられています。発注書を作成しない場合は、下請法違反となる可能性があるので注意しましょう。

発注書には、発注者情報、受注者情報（会社名、担当者、住所、電話番号など）、注文内容（品名、数量、単価、金額）、取引条件（納期、納品場所、支払方法、支払期日など）を記載します。実際に文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。

また、本記事内で発注書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。