引継書テンプレート（Word）無料ダウンロード | 仕事やプロジェクトなどの業務を後任へ引き継ぐ際に使用する書類

無料で使える引継書のテンプレートに加え、引継書の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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引継書のテンプレートダウンロード

引継書について

引継書とは

「引継書（ひきつぎしょ）」とは、仕事やプロジェクトなどの業務を後任へ引き継ぐ際に使用する書類です。業務の内容、手順、注意事項などを引継書という形式にまとめることで、スムーズな引継ぎに役立ちます。

引継書には、業務の詳細、業務の流れ、作業手順、作業上の注意点、納期、スケジュールといった内容を記載するのが一般的です。必要に応じて、マニュアルや顧客リストなどの資料、問合せ窓口、担当者の連絡先なども記載します。前任者の未処理案件があれば、その情報も記載し、後任者に対応を依頼します。

引継書の用途と役割

引継書の用途

引継書は、前任者の担当業務を、後任者へスムーズに引き継ぐために使用します。業務内容を詳細にまとめることで、運営方法や手順の統一、組織内での知識共有などにも役立ちます。

引継書の存在により、後任者の業務習得の負担が軽減される、無駄な作業が減る、トラブル発生時にスムーズに対応できるなどのメリットがあります。

引継書の役割

引継書は主に以下のような役割を果たします。

引継書の種類

引継書は分類方法により、以下のような種類があります。

引継書はWordやExcelなどのソフトを使ってPCで作成するのが一般的ですが、Web上で共有できるグループウェアを使った形式、PowerPointを使ったプレゼンテーション形式などの種類もあります。

「引継書」と「業務マニュアル」の違い

引継書と業務マニュアルは、どちらも業務内容に関する情報がまとめられた文書ですが、使用目的が異なります。

引継書の目的が、後任者へのスムーズな業務の引き継ぎであるのに対して、業務マニュアルは、業務の標準化・効率化・品質の安定化を図るために活用されます。

業務マニュアルには詳細で幅広い情報を記載し、手順や業務フローに変更があった場合は、随時修正したり、更新したりするのが一般的です。一方、引継書では基本的に更新や修正を加えることはありません。

引継書の例文

ここでは、引継書に記載する前文の例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

引継書を作成する上での注意点

引継書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

具体的かつ簡潔に記載する

引継書には、後任者に引き継ぎたい業務内容を具体的に記載しましょう。抽象的、あいまいな表現は避け、数字や日時などは具体的に表記します。加えて、要点をしぼって簡潔に記載するのもポイントです。だらだらと長い文章になると読みにくいため、必要な情報だけを過不足なくまとめましょう。箇条書、表、図を活用したりするなど、見やすくする工夫をほどこすのもおすすめです。

わかりやすい言葉を使用する

引継ぎ書はわかりやすい言葉で記載することも大切です。専門用語や難しい単語の使用は避け、誰が読んでもわかりやすい内容にしましょう。専門用語の使用がやむを得ない場合は、注釈や説明を加えると親切です。

必要に応じて業務マニュアルと連携させる

必要に応じて、引継書の内容と業務マニュアルを連携させることで、より体系的に引継ぎができます。これにより、業務の統一化や標準化、組織内での知識の共有や蓄積などにも役出します。さらに、引継書の内容に応じてバックアップを取ることもおすすめします。

後任者のフォローアップをする

後任者に業務を引き継ぐ際は、引継書を作成して終わりにするのではなく、定期的にフォローアップを行って、円滑に業務が進められているかを確認しましょう。後任者が質問しやすい雰囲気を作るなどの配慮も大切です。

引継書のよくある質問と回答

ここで、引継書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

引継書全般に関して

引継書は何のために作成するのですか？

引継書は、前任者から後任者へスムーズに業務を引継ぎするのが一番の目的です。のほかに、部署内でのノウハウの共有、品質の安定化、トラブル発生時の対応などを目的に使用します。

引継書と業務マニュアルの違いを教えてください。

引継書、業務マニュアルはどちらも業務内容に関する情報がまとめられた文書です。ただし、引継書の目的が後任者へのスムーズな業務の引き継ぎであるのに対し、業務マニュアルは、業務の標準化や効率化を図るために活用される点で異なります。さらに、業務マニュアルでは、手順や業務フローに変更があった場合に修正・更新を加えるのが一般的ですが、引継書では基本的に行いません。なお、必要に応じて、引継書の内容と業務マニュアルを連携させることで、より体系的な引継ぎに役立ちます。

別の担当者に自分の業務を引継ぐ際に、引継書を作成するだけで大丈夫でしょうか？

業務の引継ぎに際して、内容の確認や記録という意味でも、引継書という形で書面に残すことが大切です。ただし、引継書を作成して終わりにするのではなく、引継ぎ後も定期的にフォローアップを行うなど、後任者のサポートを行いましょう。わからないことや不明な点について、後任者が質問しやすい雰囲気を作るのもポイントです。

引継書の作成に関して

引継書を作成する際に、どのような項目を記載すればいいでしょうか？

引継書には、業務内容、手順、スケジュール、問合せ窓口、連絡先などを記載するのが一般的です。

引継書はどのタイミングで作成すればいいでしょうか？

引継書を作成するタイミングについて決まりはありませんが、後任者のことを考慮して、遅くとも引継ぎの1週間前までに作成すると良いでしょう。業務内容により、引継ぎに時間がかかることが予想される場合は、この限りではありません。

引継書を作成する際に、どのようなツールを使用すればいいでしょうか？

引継書はWord、Excel、PowerPointなどのソフトを使ってPCで作成するケースが多く見られます。また、Web上で情報共有できるグループウェアを使った形式もあります。

引継書のまとめ

引継書は、仕事やプロジェクトなどの業務を、前任者から後任者（新担当者）へ引き継ぐ際に使用します。

一般的に、引き継ぐ業務の内容、手順、注意事項などを引継書にまとめます。必要に応じて、関連資料、問合せ窓口、担当者の連絡先なども記載するほか、前任者の未処理案件がある場合には、その情報も記載し、後任者に対応を依頼しましょう。こうした引継書の作成により、後任者へのスムーズな業務引継ぎに役立ちます。

引継書を作成するタイミングについて、特に決まりはありません。ただし、遅くとも引継ぎの1週間前までに作成するのが理想です。引継ぎに時間がかかることが予想されるときは、早めに作成するのが無難です。

引継書は業務マニュアルとは使用目的が異なるものの、必要に応じて双方を連携させましょう。連携させることで、より体系的な引継ぎに役立つほか、組織内での業務の統一化や効率化を図れるメリットがあります。

実際に文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。また、本記事内で引継書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。