通知書テンプレート（Word）無料ダウンロード | 決定事項などを相手に知らせるために使用する文書

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通知書のテンプレートダウンロード

通知書について

通知書とは

「通知書（つうちしょ）」とは、ある事柄や決定事項などを相手に知らせるために使用する文書です。双方向ではなく、相手に対して一方的に情報を伝えるのが特徴です。

通知書はさまざまなシーンで使用されるため、種類は多岐にわたります。内容によっては、トラブルや紛争が生じた際の証拠書類になったり、法的効力を有することもあります。

通知書の用途と役割

通知書の用途

通知書は、ある事柄について、相手に必要な情報を知らせるために使用されます。契約の締結・変更・解除の通知、各種手続きや届出に関する通知、イベントの開催・延期・中止の通知など、幅広い用途に利用される文書です。

通知書の役割

通知書は主に次のような役割を果たします。

通知書の種類

通知書の用途は幅広く、種類は多彩です。以下は通知書の主な種類です。

「通知書」とは書かれていないものの、請求書や領収書なども通知書に含まれると考えられます。

「通知書」と「通告書」の違い

「通知書」に似た書類に「通告書（つうこくしょ）」があります。両者は見た目も良く似ていますが、用途や使用目的が異なります。

通知書は、ある事柄や決定事項などを相手に一方的に知らせるために使用する文書です。したがって、通知の相手に権利を行使したり、強制したりすることは基本的にありません。

一方、通告書には法的効力があり、法にもとづいて相手に権利を行使したい場合に使用します。したがって、内容に応じて使い分けるのがポイントです。

通知書の例文

ここでは、通知書に記載する前文の例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

通知書を作成する上での注意点

通知書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

通知書の宛先を正確に記載する

通知書の宛先を誤ると、必要な相手に伝えたい情報が届きません。そのため、宛名、住所、会社名、部署などを正確に記載することが大切です。また、重要な内容であったり、相手に確実に届けたい場合は、書留郵便など配達記録が残る方法で送付しましょう。書類送付後に、きちんと届いたかどうかを相手に尋ねるのもひとつの方法です。

通知書する内容を具体的に記載する

相手に伝えるべき情報は、できるだけ具体的に記載するのがポイントです。5W1Hを意識するのはもちろん、数字やデータなどは具体的かつ正確に記載しましょう。

必要な情報を過不足なく記載する

通知書に記載する内容は、要点をしぼり、必要な情報をできるだけ簡潔に記載します。不要な情報が入っていると相手が混乱したり、文章がだらだらと長くなったりするため、注意しましょう。また、専門用語や難解な表現の使用は避け、相手が理解しやすい文章を心がけます。

法律や公序良俗に反する内容はNG

法律や公序良俗に反する内容は記載できません。特に、法的効力を持つ内容の場合、法律や公序良俗に反していないかを確認する必要があります。必要に応じて専門家や弁護士などに相談するのもおすすめです。

必要に応じて別途書類を添付する

通知の根拠となる資料が必要な場合は、別に書類を添付し、通知書と一緒に送付します。トラブルや紛争が生じた場合、あるいは生じる可能性がある場合は、関連書類を証拠資料として添付しましょう。

作成日、責任者を記載する

通知内容に関する責任者および書類作成日を明記するのもポイントです。責任者（書類作成者）は、必要に応じて署名・押印も行います。

通知書のよくある質問と回答

ここで、通知書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

通知書全般に関して

通知書と通告書の違いを教えてください。

通知書は、あくまでも、ある事柄や決定事項などを相手に一方的に知らせるために使用する文書ですが、通告書には法的効力があるため、法にもとづいて相手に権利を行使したい場合に使用します。通知書には相手に権利を行使したり、強制したりすることは基本的にありません。

通知書をEメールで送付しても大丈夫でしょうか？

通知書をEメールで送付しても問題ありません。特に緊急を要する場合に便利な手段です。一方、重要な内容が記載された通知書、文書に法的効力を持たせたいときなどは、きちんと書面にして送付するのがベターです。さらに、必要に応じて配達記録が残る書留郵便などを利用して送付しましょう。

内容が複雑で、法律違反に違反しないか不安です。どのようにしたらいいでしょうか？

通知書に記載する内容は、法律や公序良俗に反するものであってはなりません。そのため、必要に応じてその分野に詳しい人物、弁護士や税理士などの専門家に相談するのがおすすめです。専門家に作成を依頼することも可能です。

通知書の作成に関して

通知書は手書きで作成しても大丈夫でしょうか？

通知書は手書きで作成しても問題ありません。ただし、文書作成ソフトなどを使ってPCで作成するのが一般的です。なお、書類に法的効力を持たせたい場合、PCで作成するのが望ましいです。その際は、署名・押印も必要です。

イベント中止を参加者に通知したい場合、書類をどのように作成すればいいでしょうか？

イベント中止通知書を作成する際は、まずイベントが中止になった旨を伝えるのに加えて、参加者への謝罪の言葉、中止の理由などをわかりやすく記載します。さらに、必要に応じて、参加費を返金する場合はその方法、今後の予定などについて記載するといいでしょう。

採用通知書を作成する際に、どのような内容を盛り込めばいいですか？

採用通知書では、相手に対してまず、求人応募へのお礼、採用を決定した旨などを述べます。また、必要に応じて、入社の手続き関連の情報を記載します。

通知書のまとめ

通知書は、ある事柄や決定事項などについて、相手に一方的に知らせるために使用する文書です。その用途は幅広く、契約関係、雇用関係、各種手続きや届出に関係すること、イベントの開催や中止に関するお知らせなど、種類は多岐にわたります。

通知書に決まったフォーマットはなく、自由な形式で作成できます。実際に文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。また、本記事内で通知書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。