内示書テンプレート（Word）無料ダウンロード | 正式な契約を結ぶ前に相手へ契約内容を通知する文書

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内示書のテンプレートダウンロード

内示書について

内示書とは

「内示書（ないじしょ）」とは、正式な契約を結ぶ前に、相手方に契約内容を通知するために発行する文書です。

例えば、商品やサービスの発注に関する内示書であった場合、契約の対象となる商品やサービスの名称、数量、支払条件、納期などの具体的な内容が記載されます。

内示書が必要となるのは、納期が短く、相手に早めの準備を促す必要がある場合、契約書の作成に時間がかかることが予想される規模の大きい取引、誤解が生じる可能性がある複雑な契約内容といったケースです。

内示書を利用し、契約内容を事前に相手方と共有することで、誤解やトラブルを防ぐ、契約条件について意見交換や交渉ができる、正式な契約までの準備期間を確保できるなどのメリットがあります。

内示書はあくまでも契約予定であることを表す文書であり、正式な契約書ではなく、法的拘束力はありません。また、契約が正式に確定するまでに、内容が変更される可能性があることに注意が必要です。

内示書の用途と役割

内示書の用途

内示書は、正式な契約を結ぶ前に、おおよその合意事項について、契約の相手方とお互いの認識を一致させるために使用する文書です。
契約内容を事前に共有する、契約内容が複雑である、大規模な契約を予定しているなど、さまざまなシーンで活用されます。商品やサービス発注の意向を伝える、不動産売買や賃貸契約を結ぶ意向を伝える、従業員を採用する際などに使われます。

内示書の役割

内示書は主に以下のような役割を果たします。

内示書の種類

内示書には次のような種類があります。

「内示書」と「発注書」の違い

内示書と発注書はやや似ていますが、用途や使用目的が異なります。

内示書は正式な契約を締結する前に、相手と内容を共有し、交渉をスムーズに進めるとともにお互いの認識を一致させるために使用します。したがって、正式な契約書ではありません。また、正式な契約までに内容が変更される可能性があるのも特徴です。

一方の発注書は、商品やサービスなどを正式に注文する際に使用する文書であり、相手方が発注書を受け取った時点で契約が成立します。したがって、発注書は一度発行されると変更が難しいのが注意点です。

内示書の例文

ここでは、内示書に記載する文例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

内示書を作成する上での注意点

内示書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

必要項目を記載する

内示書には、件名、宛先、仮の契約内容（商品名あるいはサービス名、単価、数量、金額、納期、支払条件、契約予定日、その他必要事項）、発出日などを記載するのが一般的です。

契約予定日（正式契約の予定時期）を明記すると、契約の相手方が計画を立てやすくなるため、できるだけ記載しましょう。

正確に、簡潔に、具体的に記載する

内示書の各事項は、正確に、簡潔に、具体的に記載するのがポイントです。特に誤った情報を記載しないように注意しましょう。

特に数量、金額、納期などの契約内容に間違いがあると、トラブルにつながる可能性があるため、複数人で確認する、ダブルチェックをするといった体制を整えます。

また、長文は避け、必要な情報にしぼって、できるだけ簡潔に記載しましょう。相手に敬意を払い、ていねいな言葉遣いを心がける配慮も大切です。

専門用語の使用は避け、わかりやすく記載する

内示書には相手にわかりやすい文章を記載するように心がけましょう。
専門用語や難解な言葉の使用は避け、誰が読んでも理解できる内容にします。難しい表現を使うと、内容が相手に伝わりにくいだけでなく、誤解が生じることもあるので注意が必要です。

なお、契約内容が複雑な場合、法律の知識な必要な場合などは、専門家に相談するのが理想です。

契約変更の可能性および正式契約ではない旨を明記する

内示書はおおよその合意事項を記載した書類であり、正式な契約書ではありません。おおよその合意を示すものであり、正式な契約までに内容が変更されることもあります。

また、法的拘束力もありません。後のトラブルを防ぐために、こうした事項も内示書に明記するとベターです。

内示書のよくある質問と回答

ここで、内示書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

内示書全般に関して

内示書はどのようなシーンで必要ですか？

内示書は商品やサービスの発注、不動産取引、従業員の採用などの場面において、正式な契約を結ぶ前に、契約内容を共有したい場合などに使われます。大口の契約や、内容が複雑な契約などの前にも利用されています。

内示書に書かれた内容を変更できますか？

内示書は正式な契約書ではないため、契約が確定するまでは内容を変更することが可能です。そのため、内容を変更する可能性があること、正式な契約書ではない旨を内示書に明記するのがおすすめです。

内示書と発注書の違いは何ですか？

内示書は正式な契約を締結する前に使用します。一方の発注書は正式な契約書であり、商品やサービスの発注において、発注書が相手方に届いた時点で契約成立となります。したがって、発注書には法的拘束力があるのが特徴です。なお、発注書などと並んで取引でよく使われる見積書は、商品やサービスの価格を示した書類です。この見積書をもとに発注の有無を検討します。

不要な内示書は破棄しても大丈夫でしょうか？

内示書を受領後に正式な契約書が作成された場合、内示書は不要となり、保管しておく必要はなくなります。破棄しても法的には問題ありませんが、トラブルや紛争に発展した際のスムーズな解決のために、一定期間の保管しておくと心強いです。

内示書の作成に関して

内示書に決まった書式はありますか？

内示書に定められた書式はありませんが、宛先、件名、契約内容（商品やサービスの名称、単価、数量、納期、支払条件、契約予定日ほか）、発出日などを記載するのが一般的です。

内示書は手書きで作成しても大丈夫でしょうか？

内示書の作成方法に決まりはないため、手書きでも問題ありません。ただし、オフィシャルやビジネスシーンなどえは、PCで作成するのが一般的です。可能な限り、PCで作成し、必要に応じて印刷して使いましょう。

内示書を作成する際に押印は必要でしょうか？

内示書へ必ず押印しなければならない決まりはありませんが、相手方によっては必要な場合があるので、臨機応変に対応しましょう。

内示書のまとめ

内示書は、正式な契約を結ぶ前に、相手方と契約内容を共有して認識を一致させたいとき、規模が大きい取引や内容が複雑な契約などの際に活用されます。

内示書は正式な契約書ではなく、契約が確定するまでに内容が変更される可能性があります。法的拘束力がない点にも注意しましょう。

実際に文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。また、本記事内で内示書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。