報告書テンプレート（Word）無料ダウンロード | 結果をまとめた内容や情報を伝えるために使用する文書

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報告書のテンプレートダウンロード

報告書について

報告書とは

「報告書（ほうこくしょ）」とは、ある事柄を調査したり、研究した結果をまとめ、その内容や情報を伝えるために使用する文書です。

企業においては業務の進捗報告、プロジェクトやイベントの報告、学校・研究機関・各団体などにおいては実験結果の報告、調査報告、活動報告などの際に使われます。

報告書は主観的な意見や感想ではなく、事実やデータに基づいた客観的な内容、論理的な説明などが求められます。提出先を意識し、何を目的とした報告書であるのかを明確にするとともに、必要な情報を過不足なく簡潔にまとめ、わかりやすく記載することも大切です。

報告書は文書作成ソフトや表計算ソフトなどを使って作成するのが一般的です。図やグラフを作成するのに便利なソフトもあるので、報告書の内容によって使い分けたり、併用したりするなど工夫しましょう。

報告書の用途と役割

報告書の用途

報告書は、ある事柄について調査・研究した結果などをまとめ、客観的な事実・内容を共有するために使用します。
それによって現況や問題点を把握・分析し、解決策や改善策などを講じる際に役立ちます。

報告書の役割

報告書は主に以下のような役割を果たします。

報告書の種類

報告書は用途や使用シーンが幅広く、種類が豊富にあります。以下は主な報告書の種類です。

そのほかにも週次、月次などに提出する「定期的報告書」、必要や求めに応じて作成する「随時報告書」などがあります。また、社内向けに作成されるものを「内部報告書」、社外に提出するものを「外部報告書」などといいます。

報告書のフォーマットには、会社などの組織内で書式が統一されている「定型報告書」、自由に記述できる「自由形式報告書」などの種類があります。

「報告書」と「レポート」の違い

報告書とレポートはよく似ていますが、報告書が客観的な事実や結果を記述し、意見や感想などを分けて記載するのに対し、レポートは客観的な事実を踏まえて意見や主張を記載するといった点で異なります。

したがって、報告書を作成する際には、レポートにならないように注意しましょう。

報告書の例文

ここでは、報告書に記載する前文の例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

報告書を作成する上での注意点

報告書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

提出先、作成の目的を明確にする

報告書を誰に提出するのか、なぜ作成するのかを明確にすることが大切です。これにより、報告書を通して伝えたい内容も明確になります。

論理的かつ客観的に記載する

報告書の内容は客観的なデータや数値にもとづいて、論理的に記述しましょう。
客観事実と、主観にもとづいた意見や感想が混同しないように、分けて記載するのがポイントです。

正確な内容を記載する

報告書には正確な内容を記載します。誤った情報が含まれると、文章の信頼性が損なわれる可能性があります。引用した記述やデータがあれば、出典を明記しましょう。

専門用語や難しい表現を避ける

報告書を作成する際は、誰にでも理解できるように専門用語や難しい表現を避け、できるだけ簡潔な文章で記述しましょう。長文は読みにくくなるため、必要に応じて箇条書きや表などを用いるのもひとつの方法です。

また、使用するフォントの種類、文字のサイズ、余白などを工夫することで、より読みやすくなります。読み手の立場に立って、言葉遣いをていねいにする配慮も大切です。

提出期限を順守する

報告書に提出期限がある場合、きちんと期日を守りましょう。提出が遅れると、関係各所に迷惑がかかります。

場合によっては、業務やプロジェクトの遅延につながる可能性もあるため、提出期限には細心の注意を払いましょう。

報告書のよくある質問と回答

ここで、報告書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

報告書全般に関して

報告書はどのような種類がありますか？

報告書はさまざまな用途に使われるため、種類は多岐に渡ります。代表的なものの例は、営業報告書、業務報告書、プロジェクト報告書、会議報告書、調査報告書、実験報告書などです。

報告書はどのような目的で作成するのですか？

報告書を作成する目的には、現況や事実を伝える、調査や研究の結果を共有する、課題や問題点を挙げる、改善方法や対応策を提案する、などがあります。目的に沿った報告書を作成することで、内容がより伝わりやすくなります。

良い報告書とは、どのような報告書でしょうか？

良い報告書は、作成の目的が明確です。内容は客観的事実にもとづいて、論理的に記述されています。また、事実と、意見・感想などが混同されることなく、判別できるように記載されています。専門用語や難しい表現が多用されておらず、誰が読んでもわかりやすい、箇条書きや表などを活用して見やすくする工夫をしている、といった報告書も好まれやすいです。

報告書とレポートは同じものですか？

報告書とレポートはよく似ていますが、書き方が異なります。報告書では客観的な事実にもとづいた内容を記述し、意見や感想などは基本的に分けて記載するのが一般的です。他方、レポートは客観的な事実を踏まえた上で、自身の意見や主張を記載します。

報告書の作成に関して

報告書を作成する際に、どのようなツールを使ったら良いでしょうか？

報告書はPCで作成するのが一般的です。その際は、表計算ソフト、文書作成ソフト、プレゼンテーション用ソフトなどを使用するのがおすすめです。なお、報告書作成に特化した専門ツールもあります。ちなみに、報告書は手書きでも問題ありません。

報告書はどのような構成で作成すればいいでしょうか？

一般的な報告書は、件名（タイトル）、概要（要旨）、詳細、といった3層構造で記載します。これに、補足説明や所見を加えることもあります。また、ビジネスシーンで使用する文書は結論を先に書くのがポイントです。5W1Hを意識し、必要な情報を過不足なく、正確に伝えることも大切です。

報告書のまとめ

報告書は、ある事柄を調査・研究した結果をまとめ、その内容や情報を伝えるために使用します。基本的に客観的な事実にもとづいた内容を記述し、所感や意見などは、それらと混同しないように分けて記載します。

報告書はさまざまな用途に使われるため、種類が豊富です。企業では業務報告、営業報告、プロジェクト報告、調査報告などに使用されます。企業だけでなく、学校、各団体、研究機関などでも幅広く利用される書類です。

報告書の使用目的は単純な結果の報告にとどまらず、現状把握、問題点や改善点の洗い出し、　課題や問題点の解決・改善に向けた提案、円滑なコミュニケーションの促進、意思決定のサポートなどの役割も果たします。

実際に文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。また、本記事内で報告書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。