理由書テンプレート（Word）無料ダウンロード | 事柄について判断の根拠や筋道や背景など説明した文書

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理由書のテンプレートダウンロード

理由書について

理由書とは

「理由書（りゆうしょ）」とは、ある事柄について、判断の根拠や筋道、背景など説明した文書です。
客観的かつ論理的に説明することで、相手に理解を求めたり、相手を納得させたりする際に役立ちます。

理由書は幅広い用途に使われます。ビジネスシーンにおいては、業務上の過失、トラブル、事故、遅刻、退職といった理由や、入社の志望動機などを説明する場合に利用され、種類は豊富です。報告書の意味合いで使われる場合もあります。

理由書は客観的かつ論理的であることに加え、要点をしぼって簡潔に、具体的に、誠実に書くことも大切です。

理由書の用途と役割

理由書の用途

理由書は、ある行動や出来事について、なぜそのような結論を出したか、なぜそのような上記になったかなど、背景や理由を説明するために使用します。相手に理解を求める、相手納得をさせるなどの目的で作成され、種類は多岐にわたります。

理由書の役割

理由書は主に次のような役割を果たします。

理由書の種類

理由書は、客観的な事実の説明、原因分析、弁解、対策や改善策の提示、申請などの目的で使用されます。また、幅広いシーンで使われるため、種類は豊富にあります。具体的には以下のとおりです。

会社で使用する理由書の例

・業務上の過失、ミス、トラブルなどに関して
・勤務態度（遅刻、欠勤ほか）などに関して
・退職
・入社志望動機

学校で使用する理由書の例

・欠席、遅刻、早退などに関して
・提出物の遅延に関して

その他

・各種申請
・行政機関への異議申し立て
・裁判所への訴訟請求

「理由書」と「申立書」の違い

理由書に似た書類に「申立書（もうしたてしょ）」と呼ばれる文書があります。

申立書とは、申請内容に変更が生じた場合などに、変更になる内容や、その理由を説明するために使用する書類です。裁判所に対して訴訟を求める意思表示をする際や、行政機関に不服申し立てをする際にも使用します。

申立書にも理由や背景をすることから、理由書と似た性質はあるものの、権利を主張したり、適正な処置を正式に求めたりする目的で使われる点で、理由書とは用途が異なります。また、申立書では、自身の主張が法的に正当であることを示す必要もあります。

理由書はあくまでも客観的・論理的に説明し、相手に理解を求める目的で使用します。

理由書の例文

ここでは、理由書の例文を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

理由書を作成する上での注意点

理由書を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

作成の目的を明確にする

理由書を作成する際は、まずその目的を明確にします。なぜ理由書を作成するのか、誰に宛てて書くのかを念頭に置いて書きましょう。提出する相手を意識し、立場や状況を考慮して理解や納得を得られるように記載するのがポイントです。

要点をおさえて簡潔かつ具体的な内容を記載する

理由書に限りませんが、ビジネス文書では、要点をおさえて簡潔かつ具体的な内容を記載するのが基本です。

結論は最初に述べるとともに、長文にならないように注意します。読み手の立場に立って、読みやすい文章、わかりやすい言葉使いを心がけましょう。

内容を具体的に説明する

理由書は、事実にもとづいて、内容を具体的に説明することも大切です。具体的な数値やデータなどを用いて、説得力を持たせましょう。抽象的な表現は避けます。

事実を記載する

理由書に嘘や偽りの内容を書くのはNGです。実際にあったことを記載しましょう。

客観的かつ論理的に記載する

客観的な事実に基づき、論理的に記載することも重要なポイントです。主観的な意見や感想を述べることは避けます。客観的かつに論理的に記述することで、相手が納得しやすくなります。

対応策を講じる

過失やトラブルなどについての理由書を作成する際は、理由を説明するだけでなく、同じ過ちを繰り返さないための対応策についても触れましょう。

対応策を講じることで、真摯に問題に向き合っている姿勢や誠実さが伝わります。

理由書のよくある質問と回答

ここで、理由書に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

理由書全般に関して

理由書はどのようなときに使用しますか？

理由書はある事柄について理由を説明する際に使用する文書であり、さまざまなシーンで利用されます。会社では業務上の過失、ミス、トラブルなどに関して説明する際や、退職理由、入社志望動機を述べる際に使用します。行政機関への各種申請や異議申し立て、裁判所への訴訟請求などにも使われる書類です。

理由書と申立書の違いを教えてください。

理由書と申立書はやや似ていますが、理由書は内容を説明して相手に理解を求める目的で使用するのに対し、申立書は権利の主張、適正な処置の請求を目的に使われる点で異なります。

理由書の作成に関して

理由書を作成する際に、どのような内容を盛り込めばいいでしょうか？

理由書には、起こったこと（事実）、それに対してどのように対応したか、その判断理由、今後の対応策などについて記載するのが一般的です。

理由書を手書きで作成した方がいいですか？

理由書の作成方法に決まりはなく、手書き、PCでの作成のどちらでも問題ありません。フォーマットの定めもありませんが、会社、学校、行政機関などで指定の書式があれば、そちらを使用しましょう。

理由書のまとめ

理由書は、ある事柄について説明し、判断の根拠や筋道、背景など述べるために使用します。客観的かつ論理的に説明することで、相手に理解を求めたり、相手を納得させたりするのが目的です。

理由書は幅広いシーンで使われるため、種類は多岐にわたります。ビジネスシーンでは報告書の意味合いもあり、業務上の過失、トラブル、事故、遅刻、退職などの理由を説明する際に使用されます。

理由書には定められたフォーマットはありません。自由な形式で作成できますが、必要事項は盛り込みましょう。提出先で書式が指定されている場合は、それにしたがいます。

実際に文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。また、本記事内で理由書のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。