連絡票テンプレート（Word）無料ダウンロード | 事柄について必要な情報を記し相手に伝えるために使う文書

無料で使える連絡票のテンプレートに加え、連絡票の書き方と作成時の注意点を詳しくご紹介します。
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連絡票のテンプレートダウンロード

連絡票について

連絡票とは

「連絡票（れんらくひょう）」とは、ある事柄について必要な情報を記し、連絡したい相手に伝えるために使われる文書です。

その代表的なものに、郵便物や宅配便などで使われる「不在連絡票」があります。そのほか、学校に欠席を知らせるための連絡票、会社の従業員の安否確認に使用する緊急時連絡票など、種類や用途は多岐にわたります。

連絡票は、連絡をしたい相手にある事項を伝えるためのツールです。使用シーンや目的に合わせて、必要な情報を漏れなく記載し、提出先を明確に記しましょう。

連絡票の用途と役割

連絡票の用途

連絡票は何らかの情報を相手に伝えるために使用する文書です。学校、会社、行政機関、医療機関などあらゆる場所で使われており、さまざまな種類があります。

連絡票の役割

連絡票は主に次のような役割を果たします。

連絡票の種類

連絡票には使用場所や目的により、以下のような種類があります。

会社で使われる連絡票

学校で使われる連絡票

行政機関で使われる連絡票

医療機関で使われる連絡票

その他

連絡票は書類や伝言メモといった紙製のもののほか、電子メールなどのデジタル形式のタイプもあります。また、記録に残す必要のないもの、日常のコミュニケーション手段といった使い方であれば、SNSを活用するのもひとつの方法です。

連絡票の例文

ここでは、連絡票に記載する前文の例を紹介します。よく使われる言い回しやフレーズなどが記載されているので、文書作成の際の参考にしてください。

連絡票を作成する上での注意点

連絡票を作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

提出先を明確にする

連絡票は、まず提出先を明確にすることが大切です。その相手に対して、伝えるべき情報を整理してまとめます。

伝えたい内容を漏れなく正確に記載する

連絡票に記載する内容は、漏れなく正確に記載しましょう。伝えたい内容を過不足なく記載するのがポイントです。また、相手に失礼のないようにていねいな言葉使いを心がけましょう。

必要な情報のみをできるだけ簡潔に記載する

連絡票に記載する内容は必要な情報に限定し、伝えたいこと以外は省略して、できるだけ簡潔にまとめましょう。長文が続いたり、情報を詰め込みすぎたりすると伝わりづらくなるので注意が必要です。

相手が理解しやすいように、必要に応じて箇条書きにする、読みやすいフォントを選ぶ、レイアウトを見やすくするといった工夫をしましょう。

提出期限を順守する

連絡票に提出期限がある場合、期日まで作成し、提出します。提出期限に遅れると、書類が受理されないこともあるので注意が必要です。

ただし、緊急時は例外として、事前に電話やE-mailなどで連絡を済ませて、後ほど正式な連絡票を提出するなど、臨機応変に対応することも大切です。

一定期間保管する

作成した連絡票は一定期間保管するのが理想です。あとから内容を確認したいときに役立つほか、情報伝達の記録や証拠書類になります。原本を提出する場合は、コピーをとっておきましょう。

連絡票のよくある質問と回答

ここで、連絡票に関するよくある質問事項をまとめて紹介します。

連絡票全般に関して

連絡票にはどのようなときに使用するのでしょうか？

連絡票は、誰かに対して、何かを伝達する際に使用する文書です。学校、会社、行政機関、医療機関などあらゆる場所において、さまざまな目的で利用されており、その種類は多岐に渡ります。例えば学校では、児童や生徒の遅刻・欠席・早退などについて連絡したり、家庭での様子や学習状況について知らせたり、行事への参加を確認したりするために使われます。会社内においては、外出届、出張届、残業申請などに関する連絡、部署内での業務連絡、会議の議事内容の共有、部署間での連絡事項の伝達や情報共有といった目的で利用されています。連絡票は書類や伝言メモといった紙製のタイプのほか、電子メールなどのデジタル形式で作成することもあります。使用シーンや用途に応じて、適切なものを使いましょう。

連絡票に決まったフォーマットはありますか？

連絡票のフォーマットについては法の定めはなく、自由な書式で作成できます。ただし、所属する組織で定められたものや指定フォーマットがあれば、そちらを使用するのが一般的です。自分で一から作成する場合は、インターネット上で提供されているテンプレートを利用すると便利です。

紙製の連絡票の代わりにLINEなどのSNSを使っても大丈夫でしょうか？

連絡票の内容を記録する必要がある場合は、紙製あるいは作成データなどとして、保存できる状態が理想です。ただし、記録に残す必要がないケース、日常のコミュニケーションツールなどとして使用する場合は、SNSを活用するのもひとつの方法です。

連絡票の作成に関して

連絡票を作成する際に記載するべき項目はありますか？

連絡票を作成する際は、宛先（連絡を受ける人）、発信元、連絡日、件名、詳細内容などを記載するのが一般的です。誰に何を伝えたいのかを明確にするのがポイントです。

緊急で連絡したい事柄があり、連絡票を作成している時間がありません。どのようにしたらよいでしょうか？

緊急時は例外として、電話やE-mailなどで先に連絡を済ませて、後ほど正式な連絡票を提出するといった方法もあります。連絡事項を記録に残す必要がある場合は、忘れずに作成し、後日きちんと提出しましょう。

連絡票を電子メールで作成する際の注意点やポイントを教えてください。

連絡票を電子メールで作成する際は、相手が件名を見たときにおおよその内容がわかるように記載の仕方を工夫しましょう。また、本文内では、適宜改行や段落分けをして、相手が読みやすいように配慮するのもポイントです。必要な資料やファイルがある場合は、忘れずに添付しましょう。このとき、ファイルにわかりやすい名称をつけると親切です。

連絡票のまとめ

連絡票は、誰かに対して知らせたい事柄を記し、提出するときに使用する文書です。学校、企業、行政機関、医療機関など、個人・法人を問わずさまざまな場所で使われており、そのため、連絡票の種類は多岐にわたります。

連絡票は紙製のタイプのほか、電子メール、デジタルファイル形式などがあります。記録に残す必要がある場合は、きちんと保管できる管理体制を整えましょう。反対に、記録に残す必要がなければ、SNSを活用するのもひとつの方法です。

実際に文書を作成する際は、本記事で紹介したポイントや注意点などをぜひ参考にしてください。また、本記事内で連絡票のテンプレートも提供しています。無料でダウンロードしてお使いいただけるので、あわせてご活用ください。